Gestionnaire de dossiers - service Étrangers H/F/X

Description de l'entreprise

La commune de Ganshoren est une commune résidentielle de la région Bruxelles-Capitale où il fait bon vivre et travailler. 

L'action de la commune a un impact, au quotidien, sur tous ses habitants, soit en tant que « relais » des décisions prises à d'autres niveaux de pouvoir (les communautés et régions, l'État fédéral), soit comme pouvoir local autonome, garant des droits et devoirs démocratiques de ses habitants.

Nous rejoindre, c'est :

• faire partie d'une administration à taille humaine qui compte environ 220 collaborateurs et qui est représentative de la diversité de la population de la région Bruxelles-Capitale
• coopérer avec des professionnels et gens de métier pour atteindre les objectifs définis dans le cadre des missions communales
• partager les valeurs d'intégrité et de déontologie propres à nos fonctions

Description de la fonction

• Travail de guichet:
  • Accueillir le citoyen.
  • Donner tout renseignement, information et explication sur toutes les questions relatives au séjour, à l'établissement ainsi que sur l'éloignement des étrangers sur le territoire.
  • Contrôler l'authenticité et la validité des documents reçus tels que passeport, acte de mariage, acte de naissance et ce à l'aide des logiciels mis à disposition.
  • Délivrance de documents: titre de séjour, annexes, décisions de l'Office des Etrangers, permis de travail, composition de ménage, certificats de résidence,...
  • Légalisation de documents: engagement de prise en charge, autorisation parentale pour se rendre à l'étranger, ...
• Assurer la gestion et le traitement administratif des dossiers:
  • Ouvrir un dossier et en assurer le suivi conformément à la législation applicable au séjour des étrangers et aux directives de l'Office des Etrangers.
  • Créer le numéro national et les formulaires adéquats pour les citoyens étrangers, mettre à jour toutes les données concernant le citoyen étranger dans le registre national.
  • Etablir, entretenir une communication et une collaboration étroite avec l'ensemble des autres différents acteurs de terrain (autres services communaux tels que le service de la Population, le service Etat Civil, l'urbanisme - le CPAS, L'Office des Etrangers - la Police locale et fédérale).
  • Rédaction des différents courriers et e-mail : convocation pour la commande du titre de séjour, changement d'adresse sur la puce électronique du titre de séjour, enquête négative de l'agent de quartier,...
  • Répondre et assurer le suivi d'e-mails concernant toutes demandes, envoi de documents, questions concernant des dossiers en cours ou à venir
  • Préparer en amont les dossiers en cas de prise de rendez-vous des citoyens
• S'intéresser et se tenir informé sur la matière «Etrangers»:
  • Utiliser les outils et logiciels mis à disposition afin d'appliquer correctement les arrêtés, lois, directives et instructions qui sont en constante évolution.
• Assurer la permanence téléphonique:
  • Répondre aux questions des citoyens, les renseigner sur l'avancée de leur dossier, les rediriger vers le service adéquat.

Activités occasionnelles liées au service Etat Civil

• Assurer le traitement administratif des dossiers et la tenue des registres d'état civil (mariage, demande de nationalité belge, décès).
• Le service est également en charge du cimetière communal ce qui implique l'organisation des funérailles et gestion des concessions.
• Autres tâches: célébration des noces et centenaires, rédaction des déclaration de cohabitation légale, reconnaissance prénatale, adoption, dernières volontés, changement de nom/prénom, délivrance au public des extraits et copies de différents actes d'état civil; gestion des registres supplétoires (divorces, adoptions, reconnaissances et désaveux de paternité, changements de nom, rectification d'un acte d'état civil, transcription des actes, ...)
• Flexibilité demandée au niveau des horaires (prestations le samedi matin).
• Toute tâche administrative utile au bon déroulement du service

Profil

COMPETENCES TECHNIQUES 

• CESS ou équivalent
• Être en possession du brevet linguistique travaillerpour.be (ex Selor) 9§2 élémentaire pour la deuxième langue (français ou néerlandais) ou être disposé.e à le passer
• Utilisation courante des outils bureautiques de base (Word, Excel, Outlook), des logiciels métier
• Etre orienté·e chiffres
• Connaissances de base du fonctionnement de l'administration (Nouvelle Loi Communale)
• Savoir appliquer des procédures administratives est un atout
• Une expérience pertinente dans les matières relevant d'un département Démographie communal constitue un atout

COMPETENCES COMPORTEMENTALES

• Agir avec intégrité et professionnalisme
• Coopérer
• Travailler orienté résultat
• Analyser
• Structurer son travail
• Gérer ses émotions

DIVERS 

Prestation en soirée le jeudi (jusqu'à 19h) et le samedi

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

NOTRE OFFRE 

• Contrat de remplacement temps-plein (37h30 par semaine)
• Horaire flottant
• Traitement : Echelle barémique de niveau C1 de la Charte Sociale (2.516,69 € brut mensuel, allocations règlementaires non-comprises, ancienneté 0)
• Possibilité de faire valoir toute l'ancienneté dans le secteur public et jusqu'à 6 ans d'expérience utile dans le secteur privé.
• Possibilité d'octroi d'une prime de bilinguisme sur présentation du certificat linguistique requis
• Intervention dans les frais de transport domicile-lieu de travail pour les transports en commun, prime vélo et prime piéton
• Abonnement STIB offert
• Tarif préférentiel pour l'assurance hospitalisation
• 2ème pilier de pension
• Primes du Service Social Collectif et avantages et réductions via Benefits@Work
• Journées team building
• Sport au travail : dispense de service de 45 minutes maximum 2 fois par semaine sur le temps de midi pour participer à des activités sportives
• Titre repas 6,50 € par jour (1.09 € à charge du travailleur)

Informations supplémentaires

Envoyez votre candidature  composée de :

• votre CV (sans photo)
• votre lettre de motivation
• une copie de votre diplôme (CESS) ou équivalent
• éventuellement, une copie de l'attestation linguistique art 9§2 élémentaire

au plus tard le 25 juin 2026.

L'administration prendra contact avec les candidats au plus tôt le 26 juin 2026 afin de programmer la suite de la procédure de sélection. Cette dernière comportera un test écrit propre à la fonction et un entretien avec un jury de sélection. 

/!\ Les candidatures incomplètes ou reçues hors délais ne seront pas prises en considération pour cette sélection. /!\

Notre politique du personnel est basée sur la diversité et l'égalité des chances. Nous sélectionnons les candidats en fonction de leurs qualités, quels que soient leur âge, leur genre, leur origine, leurs convictions, leur handicap, leur nationalité, etc.

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers