Dossierbeheerder - dienst Vreemdelingen M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Ganshoren is een overwegend residentiële gemeente in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, waar het goed wonen en werken is.

De gemeente heeft dus dagelijks een impact op de inwoners die op haar grondgebied wonen en wel op twee manieren: hetzij als "tussenpersoon" voor de beslissingen die op andere bevoegdheidsniveaus worden genomen (de gemeenschappen en de gewesten, de federale Staat); hetzij als `autonoom plaatselijk bestuur' dat de democratische rechten en plichten van zijn inwoners waarborgt.

Bij ons werken betekent:

• deel uitmaken van een administratie op mensenmaat die met ongeveer 220 medewerkers representatief voor de diversiteit van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is 
• samenwerken met professionals en vaklui om de doelstellingen te bereiken die zijn bepaald in het kader van de opdrachten van de gemeente
• de waarden van integriteit en deontologie delen

Beschrijving van de functie

• Baliewerk:
  • De burger onthalen.
  • Alle nuttige inlichtingen, informatie en uitleg verschaffen over vragen in verband met het verblijf, de vestiging en de verwijdering van  vreemdelingen.
  • De echtheid en de validiteit van gekregen documenten zoals paspoort, huwelijksakte, geboorteakte checken, met de hulp van de ter beschikking gestelde software.
  • Documenten afleveren: verblijfstitels, bijlagen, beslissingen van de Dienst Vreemdelingenzaken, werkvergunningen, gezinssamenstellingen, verblijfplaatsattesten, ....
  • Documenten legaliseren: verbintenis tot tenlasteneming, ouderlijke toestemming om naar het buitenland te gaan, ...
• Instaan voor het beheer en de administratieve behandeling van de dossiers:
  • Een dossier openen en opvolgen krachtens de wettelijke bepalingen inzake  het verblijf van de vreemdelingen en de richtlijnen van de Dienst Vreemdelingenzaken.
  • Een nationaal nummer aanmaken en de correcte formulieren bezorgen aan de buitenlandse burgers, alle gegevens van de buitenlandse burger updaten in het rijksregister.
  • Het tot stand brengen en onderhouden van een nauwe communicatie en samenwerking met alle andere verschillende actoren ter plaatse (andere gemeentediensten zoals de dienst Bevolking, Burgerlijke Stand, Stedenbouw - het OCMW, de Dienst Vreemdelingenzaken -  lokale en federale politie).
  • Opstellen van de verschillende de verschillende brieven  en  e-mails: oproeping voor de bestelling van verblijfstitels, adresverandering op de chip van een verblijfstitel, negatief onderzoek van de wijkagent, ...
  • Beantwoorden en opvolgen van e-mails betreffende elke aanvraag, opsturen van documenten, vragen over lopende of toekomstige dossiers
  • Dossiers voorbereiden wanneer de burgers een afspraak hebben gemaakt
• Belangstelling tonen voor en geïnformeerd blijven over de materie «Vreemdelingen»
  • De beschikbare tools en software gebruiken om de besluiten, wetten, richtlijnen en instructies die constant evolueren correct te kunnen toepassen.
• De telefonische permanentie verzekeren:
  • De vragen van de burgers beantwoorden, hen over de opvolging van hun dossier inlichten, hen doorverwijzen naar de juiste instantie.

Occasionele taken met betrekking tot de dienst Burgerlijke Stand

• Instaan voor de administratieve behandeling van de dossiers en het bijhouden van de registers van de burgerlijke stand (huwelijken, geboortes, nationaliteitaanvragen, overlijdens).
• De dienst beheert ook de begraafplaats wat de organisatie van begrafenissen en het beheer van de concessies inhoudt.
• Andere taken: Huwelijksjubilea en eeuwelingen, opstellen van verklaring van wettelijk samenwonen, prenatale erkenningen, adoptie, laatste wilsbeschikkingen, verandering van naam/voornaam, afgifte van uittreksels en afschriften van verschillende aktes van de burgerlijke stand, beheer van de aanvullende registers (echtscheidingen, adopties, erkenningen en ontkenningen van vaderschap, naamsveranderingen, verbetering van een akte van de burgerlijke stand, overschrijving van de akten, ...)
• Flexibiliteit wordt vereist inzake werktijden (zaterdagochtendprestaties)
• Elke taak die nuttig is voor de goede werking van de dienst.

Jouw profiel

TECHNISCHE VAARDIGHEDEN

• In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs of vergelijkbaar
• In het bezit zijn van het taalcertificaat werkenvoor.be (ex-Selor) artikel 9§2 elementair voor de tweede taal (Frans of Nederlands) of bereid zijn dit te behalen
• Algemeen gebruik van het Office-pakket (Word, Excel, Outlook), specifieke bedrijfssoftware
• Cijfergericht
• Basiskennis van de werking van het bestuur (Nieuwe Gemeentewet)
• Administratieve procedures kunnen toepassen  is een pluspunt
• Relevante ervaring in de bevoegdheden van een gemeentelijke dienst Demografie strekt tot aanbeveling

GEDRAGSVAARDIGHEDEN

• Handelen met integriteit en professionaliteit
• Samenwerken/ teamspirit
• Resultaatgericht werken
• Analyseren
• Eigen werk structureren
• Zijn emotie beheersen

VARIA 

Avonddienst op donderdag (tot 19.00 uur) en zaterdag

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

CONTRACTUELE VOORWAARDEN

• Voltijds vervangingarbeidsovereenkomst (37u30 per week)
• Glijdende uurrooster
• Weddeschaal: salarisschaal van niveau C1 van het Sociaal Handvest (maandelijks 2.516,69 € bruto, wettelijke toelagen niet inbegrepen, anciënniteit 0)
• Mogelijkheid rekening te houden met de volledige anciënniteit in de openbare sector en tot 6 jaar nuttige ervaring in de privésector
• Tweetaligheidspremie indien in het bezit van het vereiste taalbrevet
• Tussenkomst in de kosten voor het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer, fiets- en voetgangerspremie
• MIVB-abonnement
• Voorkeurstarief voor de hospitalisatieverzekering
• 2de pensioenpijler
• Premies van de Collectieve Sociale Dienst + voordelen en korting met Benefits@work
• Teambuilding-dagen
• Sport op het werk: maximaal 45 minuten per keer, 2 keer per week tijdens de lunchpauze om deel te nemen aan sportactiviteiten
• Maaltijdcheque van 6,50 € per dag (1,09 € ten laste van de werknemer)

Extra informatie

Stuur uw kandidatuur bestaande uit:

• CV (zonder foto)
• Motivatiebrief
• Kopij van uw diploma (HSO) of vergelijkbaar
• Indien van toepassing, een kopie van het taalattest art 9§2

uiterlijk tegen 25 juni 2026.

De administratie zal ten vroegste op 26 juni 2026 contact opnemen met de geselecteerde kandidaten teneinde de verdere selectieprocedure te plannen.

/!\ Kandidaturen  die na de deadline ontvangen worden of onvolledig zijn, zullen niet in aanmerking komen voor deze selectie /!\

Ons personeelsbeleid is gebaseerd op diversiteit en gelijke kansen. Wij selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten, ongeacht hun leeftijd, geslacht, afkomst, geloof, handicap, nationaliteit, enz.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama