Directiesecretaris AG - CDSCA M/V/X

Beschrijving van de onderneming

CDSCA is een federale instelling van openbaar nut onder de controle van de Minister van Defensie.

De instelling heeft tot opdracht te voorzien in de sociale en culturele behoeften van de actieve en gepensioneerde militairen en burgers van Defensie en hun gezin. Ook de veteranen behoren tot haar gerechtigden.

De kerntaken van CDSCA zijn: de sociale dienstverlening, de kinderdagverblijven, de huisvesting en de vakantiesector.

CDSCA beheert ook een benefitsplatform (kortingen winkels, pretparken, ...) ten gunste van haar gerechtigden.

De centrale administratie is gevestigd in het Militair Hospitaal, Kwartier Koningin Astrid - Bruynstraat 1 - Blok F0 te 1120 NEDER-OVER-HEEMBEEK, maar heeft ook regionale diensten over het hele land.

Meer info op https://www.cdsca-ocasc-website.be/

Functiebeschrijving

Uw belangrijkste taak is het assisteren van de Leidend Ambtenaar - Administrateur Generaal (AG): u coördineert en beheert de verschillende administratieve taken met betrekking tot het secretariaat van het departement van de AG. U biedt ondersteuning aan medewerkers en aan mensen buiten het departement bij het verkrijgen en verstrekken van gevraagde informatie.

Concreet bent u verantwoordelijk voor het secretariaat van de leidend ambtenaar en eveneens het interne en externe aanspreekpunt.

Taken
 

• Het beheer van de elektronische agenda's: data voorstellen en afspraken en reizen plannen; uitnodigingen en ad-hoc documenten versturen via Outlook, vergaderzalen en vervoer boeken;
• Informatiebeheer: doorsturen van correspondentie (brieven en e-mails IN en UIT) naar de juiste ontvangers en follow-up van de verwerking van deze correspondentie;
• De coördinatie van de beantwoording van (mondelinge en schriftelijke) parlementaire vragen op het niveau van de CDSCA;
• De organisatie van vergaderingen (plenair of virtueel) van het directiecomité, het beheerscomité en het basisoverlegcomité: opstellen van agenda's, verzenden van uitnodigingen, samenstellen en verspreiden van documentatie, reserveren van zalen, ontvangst van deelnemers; opstellen en wijzigen van notulen en follow-up van actiepunten van vergaderingen
• De inventarisatie en archivering van documentatie en correspondentie. Tegelijkertijd creëert u een transparant elektronisch/papier archiveringssysteem (computer- en papieren dossierstructuur).
• De ontwikkeling en verspreiding van interne procedures aan het secretariaat van de AG en het doen van voorstellen voor verbetering op dit gebied.
• Het communiceren/toezenden van gezamenlijke besluiten en vergaderverslagen.
• Het doorverwijzen naar de juiste persoon/dienst en het informeren van mensen die geïnteresseerd zijn in de CDSCA.

Profielbeschrijving

Wij zijn op zoek naar een medewerker die reeds enkele jaren (minimum 5 jaar) ervaring heeft in een functie van directiesecretaris. Minimumvereiste is een afgerond diploma middelbaar onderwijs.

Belangrijke troef is kennis van de andere landstaal, aangezien we in een tweetalige omgeving (NL-FR) werken.

Er wordt een contract voor bepaalde tijd aangeboden van 1 april 2023 (of zo spoedig mogelijk daarna) tot en met 30 juni 2023. Na een positieve evaluatie is een verlenging van het contract mogelijk.

Voordelen van de betrekking

• Uitgebreid opleidingsaanbod en ontwikkelings- en loopbaanperspectieven
• Glijdende uurregeling en soepele reglementering voor verloven en afwezigheden i.f.v. de dienstbehoeften
• 26 dagen verlof + 5 dagen bijkomend verlof op te nemen rekening houdend met de noodwendigheden van de dienst
• Mogelijkheid tot telewerk (indien de dienst het toelaat)
• Recuperatie feestdagen die op een weekend vallen tussen kerst en nieuwjaar
• Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• Gratis hospitalisatieverzekering en voordelige formule voor gezinsleden
• Gratis medische zorgen en tussenkomst in medicijnen (systeem aangenomen geneesheren Defensie)
• Maaltijdcheques van 5 EUR per gepresteerde dag vanaf 1 maand dienstanciënniteit
• Een GSM voor dienstgebruik
• Rechthebbende van de diensten aangeboden door de CDSCA (o.a. kinderopvang, vakantiecentra in België, korting op reizen georganiseerd door touroperator, interne sociale dienst)
• Activiteiten georganiseerd door de interne sociale actie (o.a. eindejaarsgeschenk, drink, ...)
• Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• Voordelen en interessante aanbiedingen via het Benefits-platform
• Bedrijfsrestaurant aan voordelige prijzen
• Mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• De mogelijkheid bestaat om vorige diensten verricht in de privé-sector of als zelfstandige in aanmerking te laten komen voor je geldelijke anciënniteit op voorwaarde dat deze erkend worden als bijzonder nuttige beroepservaring voor de uitoefening van de functie

Extra informatie
Werkplek Neder-Over-Heembeek, België
Soort overeenkomst : Werk
Andere informatie :

Wil je meer informatie over de inhoud van de functie, neem dan contact op met mevrouw Sofie Vanbeveren: sofie.vanbeveren@cdsca.be  

Als u geïnteresseerd bent in de functie, stuur ons dan een motivatiebrief, uw CV en een kopie van uw diploma naar het volgende adres: erica.vanloon@cdsca.be   

Succesvolle kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek en een schriftelijke test.