Administratief medewerker voor financieel departement van een onderzoeksinstituut ! M/V/X

Beschrijving van de onderneming

Onze klant biedt een variatie aan wetenschappelijke onderwijsprogramma's aan in het ingenieursveld, bvb. korte internships, Research Master specialisaties van 1 jaar, Belgische & Buitenlandse Master thesis Programma's en daarnaast ook volledige doctoraatsonderzoeksprogramma's.  Eveneens zijn ze betrokken in onderzoeksprojecten voor een grote waaier aan institutionele en industriële klanten. Er zijn ongeveer 200 mensen werkzaam in het instituut dat gelegen is in Vlaams-Brabant, ten zuiden van Brussel, vlakbij de hoofdstad.

Functiebeschrijving

Doel van de rol:

 

Je zal in het Finance & Administration departement (6 personen) werken waar je een Accountant en een Financial Controller zal bijstaan in hun dagelijkse activiteiten.   Dit al onder andere omvatten: het verwerken van e-mails, het valideren van onkostennota's, het opvolgen van facturen en betalingen, car fleet administratie en administratieve taken gelinkt aan de verzekeringen van het bedrijf.   Je zal ook de back-up zijn van een collega die verantwoordelijk is voor de Receptie en de Aankopen. 

 

 

Taken en verantwoordelijkheden:

 

• Screenen en opvolgen van e-mails die binnenkomen via de Accounting Email Inboxes
• Verwerken en registreren van onkostennota's
• Assisteren bij het voorbereiden, uitsturen en archiveren van uitgaande facturen, opvolgen van inkomende betalingen
• Het Accounting team bijstaan met het boeken van facturen en allerlei ad-hoc verzoeken
• Opvolgen van de leveranciersfacturen en zorgen voor een tijdige betaling
• Allerlei administratieve taken, bvb. gegevens up-to-date houden, medische attesten invoeren in de database, archiveren van leverancierscontracten, verbeteren van bestaande Excel sheets, ...
• De administratie afhandelen die gelinkt is aan de verzekeringen van het bedrijf (gebouw, auto's, aansprakelijkheid, ...)
• Car and bike fleet administratie: updaten van de systemen, nieuwe gebruikers invoeren, het bestelproces voor nieuwe voertuigen opvolgen, enz.
• Inkomende post verdelen, uitgaande post verzorgen (post, zendingen via DHL, ...)
• Kleine kassa-uitgaven registreren
• Ad-hoc projecten
• Als back-up optreden voor een collega die verantwoordelijk is voor de receptie en voor de aankopen

Profielbeschrijving

Profiel:

 

• Vloeiend niveau in het Nederlands, Frans en Engels
• Idealiter 2 à 3 jaar ervaring in een administratieve functie, voorgaande ervaring in een financieel departement kan een extra troef zijn
• Kennis van Microsoft Office, voornamelijk: Outlook, Word en Excel 
• Kennis van of ervaring met Bob software of een ander financieel software programma kan een plus zijn
• De vaardigheid om accuraat te werken en met veel oog voor detail

• In staat zijn om discreet om te springen met confidentiële en gevoelige informatie/dossiers
• Sterke organisationele vaardigheden
• Het talent om zeer autonoom te kunnen werken maar om tegelijkertijd goed te functioneren binnen een team
• Flexibel, proactief en praktisch ingesteld person; in staat om zich aan te passen aan verschillende personen en omstandigheden

Voordelen van de betrekking

Aanbod:

 

• Een vast en voltijds contract
• Startdatum: zo snel mogelijk!
• Werkregime: 38u/week met flexibiliteit betreffende de exacte werkuren (bvb. mogelijkheid om vroeg te starten en vroeg te eindigen)
• Bereikbaarheid: 15min stappen tot aan het dichtstbijzijnde treinstation, 2min stappen tot aan bushalte
• Salaris- en voordelenpakket omvat terugbetaling van de kosten van het openbaar vervoer, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering en 32 vakantiedagen.
• Een omgeving waar je voldoende opleiding zal krijgen bij de start, een vriendelijk & positief team en een goede work-life balance!

Extra informatie
Werkplek Ukkel, België
Soort overeenkomst : Werk