Executive Management Assistant and Operations Administrator / Verantwoordelijke Kantooradministratie, Operationeel beheer & HR - Seascape Belgium M/V/X

Beschrijving van de onderneming

Seascape Belgium is een wetenschappelijk milieuadviesbureau gespecialiseerd in de adviesverlening aan de

maritieme sector, waaronder de industrie, beleidsmakers, NGO's en regelgevende/beheers-instanties.

Onze expertise omvat duurzaamheidsadvies, kust- en zeewetenschappelijk projectbeheer, promotie van

`oceaangeletterdheid' en coördinatie van mariene gegevens en informatie op Europees en internationaal

niveau. We werken samen met vooraanstaande wetenschappers over de hele wereld en zijn partners in een

aantal Europese onderzoeksprogramma's die verschillende kust- en zee-gerelateerde problemen

behandelen. Eén van onze kernactiviteiten is het beheer van het Secretariaat van het Europees Mariene

Observatie- en Datanetwerk (EMODnet) voor het Directoraat-Generaal Maritieme Zaken en Visserij van de

Europese Commissie (www.emodnet.eu), met inbegrip van de Europese Atlas van der Zeeën

(www.european-Atlas-of-the-seas.eu). Voor een volledig overzicht van ons projectportfolio en activiteiten,

bezoek onze website op www.seascapebelgium.be.

Functiebeschrijving

Duur: initieel contract voor onbepaalde duur

Startdatum: zo snel mogelijk

Werkuren/regime: Voltijdse tewerkstelling (mogelijkheid voor 80% regime op aanvraag)

Werkgever: Seascape Belgium

Locatie: Seascape Belgium Brussels Office, Brussel, België

Korte beschrijving:

Seascape Belgium wenst zijn professioneel en dynamische team te versterken en is op zoek naar een enthousiaste en gemotiveerde Executive Management Assistant verantwoordelijk voor kantooradministratie, operationeel beheer en HR. De posthouder zal in hoofdzaak verantwoordelijk zijn voor het het ondersteunen van de algemeen directeur en het senior management team bij de operationele organisatie van het bedrijf, HR management, kantooradministratie alsook het ondersteunen van het projecten-portfoliobeheer. De succesvolle applicant zal bijdragen aan de analyse en optimaliseren van de bedrijfsprocessen en operationale workflows en organisatorische- en ondersteunende taken opnemen voor geselecteerde Seascape Belgium projecten en activiteiten. Waar nodig zal de posthouder bijdragen aan de financiele rapportage, HR-administratie en het communicatieteam ondersteunen met de bedrijfscommunicatie en PR.

Kerntaken en verantwoordelijkheden: De posthouder zal in de eerste plaats de algemeen directeur en senior management team bijstaan bij het dagdagelijks bestuur van het bedrijf door ondermeer volgende kerntaken op te nemen: ¿ Optreden als executive assistant van de zaakvoerder en ondersteuning bieden aan het senior management team voor de coördinatie van operationele aspecten, interne projecten, teamplanning en -activiteiten en vergaderingen. ¿ Bijdragen aan de analyse en optimaliseren van de bedrijfsprocessen en operationale workflows; ¿ Optreden als verantwoordelijke voor het personeelsbeleid en implementatie: - Verfijnen van het personeelsbeleid en recruiteringsstrategie/processen; - Opvolgen van recruiteringsprocedures: opstellen en publiceren van vacatures, organisatie van recruiteringsprocessen, begeleiden van evaluaties, opstellen van arbeidsovereenkomsten en addenda, verwelkomen nieuwkomers (HR gesprekken opzetten + opvolgingsgesprekken); voorbereiden uit dienstreding, handover processes en administratie; - Opvolgen tijdsregistratiedocumenten en optimalisatie van de allocaties van medewerkers op diverse projecten; opvolgen HR-nieuws, wetgeving en best practices. ¿ Ondersteunging geven aan het verfijnen en uitrollen van de bedrijfsvisie, -strategie en communicatieplan; ondersteunen van het communicatieteam met betrekking tot de bedrijfscommunicatie en PR. ¿ Onderhouden en uitbouwen van contacten met Seascape project-coordinatoren en klanten, partners en onderaannemers. ¿ Seascape beleidsdocumenten opstellen en updaten (dienstreizen, purchasing, tijdsregistratie) ¿ Ondersteuning van de Executive Finance Administrator met betrekking tot de financiele rapportage, HRadministratie. ¿ Bijdragen aan contracten- en projectenportfoliobeheer en ondersteuning: - Organisatorische- en ondersteunende taken opnemen voor geselecteerde Seascape Belgiumprojecten en activiteiten, zoals het organiseren van meetings, workshops en conferenties en bijdragen leveren aan projectrapportage and publicatie van documenten, etc. - Bijdragen aan het het beheer en verder uitbouwen van het projecten/contracten-portfolio; ¿ Uitvoeren van essentiele coördinatie-, administratieve- en organisatorische taken zoals: - Organiseren en boeken van hotels, vluchten, etc. voor deelname van het personeel aan vergaderingen, workshops en conferenties in binnen- en buitenland. - Opvolgen en organiseren van algemene kantoorbeheerdiensten ter ondersteuning van de efficiënte werking van het Seascape-kantoor in Brussel en het EMODnet-Secretariaat in Oostende

Profielbeschrijving

Profiel en vereiste competenties:

¿ Kwalificatie: minimum Bachelor in a relevant field (bedrijfsmanagement, finances, HR en/of communicatie, ...) or equivalent by experience; ¿ Minimum 3 jaar praktijkervaring met HR- en bedrijgsmanagement en/of operationeel beheer; ¿ Gemotiveerde persoon met brede set aan vaardigheden, bereidwilligheid om bij te leren en om andere administratieve en ondersteunende taken uit te voeren (kantoorbeheer en -organisatie, organiseren van evenementen, logistieke ondersteuning van het team, voorbereiden communicatie- en informatieproducten, ...); ¿ Uitstekende kennis van het Nederlands; uitstekende kennis van gesproken en geschreven Engels. Kennis van andere talen is een voordeel; ¿ Sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden met het vermogen om zelfstandig, nauwgezet en transparant te werken met een teamgeoriënteerde werkethiek; `Oog voor detail' en discreet; ¿ Uitstekende organisatorische vaardigheden met het vermogen om te multitasken, toegewezen taken uit te voeren en deadlines te halen onder tijdsdruk; ¿ Goede kennis van MS Office is essentieel. ¿ Ervaring met het beheren van Europese projecten is een pluspunt

Voordelen van de betrekking

Deze functie is geassocieerd met een aantrekkelijk beloningspakket (inclusief 13e maand, maaltijdcheques,

DKV medische verzekering inclusief hospitalisatie, ambulante kosten en tandverzekering, ...). Het salaris is

evenredig met de kwalificaties en ervaring van de succesvolle kandidaat.

Extra informatie
Werkplek Brussel, België
Soort overeenkomst : Werk