Administratief en onthaalmedewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten, docenten en externen en verwijst door naar andere diensten indien nodig.
• Je bent het aanspreekpunt bij logistieke en ICT-vragen, verwijst door naar de klusdienst en houdt de opvolging van klussen mee in de gaten.
• Je ontvangt bezoekers en leveranciers en wijst hen de weg.
• Je beheert de info- en onthaalmailbox van de faculteit.
• Je staat in voor de boeking van vergaderlokalen.
• Je verzorgt de in- en uitgaande postbedeling.
• Je houdt de adressendatabank van het personeel up to date.
• Samen met de andere onthaalmedewerkers fungeer je als EHBO-verantwoordelijke. KU Leuven biedt hiervoor jaarlijks een gratis opleiding aan.
• Je biedt allround administratieve ondersteuning aan de andere diensten van de faculteit, zoals printen van examens, afleveren van standaardattesten aan studenten, ... In piekperiodes kan gevraagd worden om tijdelijk extra te ondersteunen bij andere diensten.
• Op basis van je ervaring doe je voorstellen ter verbetering van de werking en organisatie van het onthaal op de campus.

Bedrijfsprofiel:

Ze verzorgt de opleidingen architectuur, interieurarchitectuur, stedenbouw en ruimtelijke planning en de educatieve master ontwerpwetenschappen op de campus Sint-Lucas in Brussel en Gent. De faculteit telt ongeveer 2200 studenten en 350 personeelsleden en is onderdeel van de Groep Wetenschap en Technologie van de KU Leuven.

De Dienst Interne Werking staat in voor de algemeen ondersteunende processen op het vlak van onthaal en administratie, financiën, HR, eventorganisatie, werkplaats- en ruimtebeheer. Dit domein biedt ondersteuning aan alle andere domeinen binnen de faculteit.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring in een gelijkaardige functie.
• Je bent vertrouwd met het gebruik van Office toepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels. 
• Je bent vlot in de omgang, flexibel en zelfredzaam.
• Je bent erg klantgericht en houdt ervan mensen verder te helpen.
• Je bent een administratieve duizendpoot.

Voordelen van de betrekking