Financieel en administratief medewerker Rectoraat M/V/X

Beschrijving van de functie

• Je volgt tijdig en accuraat de financiële transacties op voor de Dienst Cultuur en de Dienst Academisch en Historisch Patrimonium (AHP), dat het Universiteitsarchief, het Kunstpatrimonium en de Wetenschappelijke Collecties en Erfgoed omvat, en voor de voorbereiding van 600 jaar KU Leuven in 2025.
• Je bent ook back-up voor de andere financiële antennes binnen de Diensten Rectoraat.
• Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de leveranciersfacturen. Je verwerkt ook beroepskosten zoals reiswijzers, kredietkaartafschriften en kostenformulieren.
• Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers en leveranciers voor vragen over de verwerking van de financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven.
• Je maakt rapporten op aanvraag op en je helpt mee de begroting voor te bereiden.
• Je bent HR-ondersteuner in SAP voor de dienst Cultuur en AHP en volgt mee de HR-dossiers op waar nodig.
• Je combineert dit met administratieve ondersteuning voor het Rectoraat, o.m. het opnemen en opvolgen van telefoons en ontvangst van gasten van de rector en directeur-generaal, het plannen van interne en externe vergaderingen en de opvolging en verdeling van de ondertekende signataires.
• Je zorgt ook voor het scannen en klasseren van in- en uitgaande (elektronische) post met inhoudelijk inzicht in de werking van de universiteit zodat anderen de documenten terugvinden en het beantwoorden van correspondentie (dankbrieven, verontschuldigingen, condoleances, doctoraatsjury's)

Bedrijfsprofiel:

De financieel en administratief medewerker Rectoraat staat in voor het financieel antennewerk voor de Diensten Rectoraat, in het bijzonder de dienst Cultuur en de dienst Academisch en Historisch Patrimonium, en voor de administratieve ondersteuning van het Rectoraat. Je rapporteert aan de directeur-generaal van de Diensten Rectoraat.

Jouw profiel

• Je behaalde bij voorkeur een bachelor diploma of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Eerder opgebouwde ervaring in dit domein of in SAP kan een meerwaarde zijn maar is zeker geen must. KU Leuven voorziet een volledig opleidingstraject (Accreditatie financiële antenne).
• Je kan vlot werken met MS Office toepassingen.
• Je bent leergierig en bereid de nodige opleidingen te volgen.
• Je bent klantvriendelijk en discreet, je werkt nauwkeurig en efficiënt.
• Je bent communicatief en kan goed functioneren in een team.

Voordelen van de betrekking

Wij bieden je een arbeidsovereenkomst van 60% (50% ook bespreekbaar) voor 1 jaar met reële kans op omzetting naar onbepaalde duur.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3.

De informatie betreffende dit beroep op het IAM-B-portaal raadplegen