Agent administratif Service des équivalences CPE YG H/F/X

Beschrijving van het bedrijf

Le ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles a pour mission de mettre en oeuvre, après approbation par le parlement, la politique du gouvernement. Il est organisé en six grandes entités, à savoir le Secrétariat général et cinq administrations générales : l'Enseignement, la Culture, l'Aide à la Jeunesse, le Sport et les Maisons de justice.

L'administration de l'enseignement recrute des agents administratifs sous les conditions particulières de la Convention Premier Emploi Youth Guarantee destinée aux jeunes à la sortie de leurs études. (Avoir moins de 25 ans au moment de l'engagement, avoir maximum 6 mois d'inscription comme chercheur d'emploi, habiter la région de Bruxelles Capitale, avoir le diplôme requis par la convention - CESS). Il s'agit de contrats d'un an non-renouvelable pour lesquels 1/3 du temps est consacré à la formation.

Actiris organise la pré-sélection (analyse candidature, test, entretien, coaching et transfert des candidatures). Les candidatures qui ne répondent pas aux conditions d'accès ne sont pas traitées.

Beschrijving van de functie

Le ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles recherche 5 agents administratifs au sein du Service des équivalences : 

 

1.  Collaborer au travail de la cellule « courrier »

Assurer le dépouillement des demandes :

• Ouvrir le courrier tout en identifiant le but de la demande
• Encoder le courrier
• Mettre le courrier en farde
• Transmettre le courrier encodé à la cellule compétente
• Assurer l'envoi du courrier sortant

2.  Gérer les demandes de restitution d'originaux et de duplicatas

• Réceptionner les demandes
• Faire le suivi de la demande : collationner et photocopier les documents, envoyer les documents, encoder la demande ainsi que les actions dans la base de données, etc.

 3.  Gérer les dossiers d'équivalence

• Réceptionner les demandes et les compléments d'informations
• Etablir la complétude du dossier
• Rédiger les demandes de renseignements
• Rédiger les décisions d'équivalence en veillant au strict respect des dispositions réglementaires et en conformité avec l'instance rendant les avis
• Classer des dossiers traités

 4. Accueillir du public

• Orienter les demandeurs lors des visites
• Recevoir les visiteurs et leur apporter une information adéquate
• Gérer le dossier du demandeur accueilli
• Assurer la prise de rendez-vous sur place et à la permanence téléphonique
• Informer les demandeurs et répondre à leurs questions lors des permanences téléphoniques

Jouw profiel

• Connaissance élémentaire de la structure de l'organisation de l'enseignement obligatoire
• Excellente maîtrise de la langue française (expression écrite et communication verbale)
• Bonne technique de classement et d'archivage
• Bonne connaissance de Word
• Connaissance élémentaire d'Excel
• Connaissance approfondie d'Outlook
• La connaissance d'Access est un atout
• Connaissance approfondie de l'utilisation du téléphone, photocopieur, scanner, matériel de bureautique, etc...
• Pouvoir travailler en équipe
• Agir de manière orientée service
• Assimiler l'information
• Faire preuve de fiabilité
• Gérer son stress
• Structurer le travail
• S'autodévelopper

Profiel komt in aanmerking voor de vacature

Conditions CPE YG :

Contrat CPE OIP YG à durée déterminée (1 an) non renouvelable - temps plein

• Maximum 6 mois d'inscription comme chercheur d'emploi après études
• Avoir moins de 25 ans au moment de l'engagement
• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Avoir le diplôme requis pour le poste - max CESS

Diploma

• Hoger middelbaar

Voordelen van de betrekking

• Titres-repas d'une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
• Pécule de vacances et prime de fin d'année ;
• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ;
• Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social (la prime de base est gratuite) ;
• Indemnité vélo (24 centimes par kilomètre) ;
• 27 jours minimum de congé par an ;
• Possibilités de formations au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
• Restaurant et cafétéria au sein de la FW-B ;
• Pour les enfants du personnel : journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stages, allocation de rentrée scolaire, ...

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