Medewerker onderwijsondersteuning M/V/X

Beschrijving van de functie

Als onderwijsmedewerker heb je taken op verschillende gebieden. Samen met een collega sta je in voor de ondersteuning van 5 programmadirecteurs. Je combineert een efficiënte organisatie van uiteenlopende administratieve processen van studenten- en onderwijsadministratie met een vlotte communicatie met diverse stakeholders en een zorgvuldige ondersteuning van de inhoudelijke werking van de onderwijscommissies.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor nationale en internationale (kandidaat) studenten.

• Je ondersteunt de programmadirecteurs in de werking van de onderwijscommissie: je bereidt de vergadering voor, je staat in voor de verslaggeving en je zorgt voor de uitvoering, verwerking en opvolging van de genomen beslissingen.
• Je bent verantwoordelijk voor de opvolging en goedkeuring van individuele studieprogramma's (ISP's) van studenten.
• Je speelt een centrale rol in de logistieke organisatie van de examens: je plant en coördineert de surveillanten en volgt de volledige procesflow van examenmateriaal op.
• Je coördineert de organisatie van masterproeven en stages: van planning en communicatie met studenten en bedrijven tot de administratieve opvolging van documenten en deadlines.
• Je beantwoordt vragen over toelatingsvoorwaarden en volgt de toelatingsdossiers van internationale studenten op in samenwerking met het Admissions Office.
• Je houdt de informatie over het onderwijsaanbod actueel en helpt mee bij de organisatie van infosessies voor potentiële instromers en nieuwe studenten.
• Je werkt samen met de medewerkers van de faculteiten Ingenieurswetenschappen en Wetenschappen om diverse onderwijsprocessen op elkaar af te stemmen.
• Je plant oefenzittingen, practica en seminaries, afgestemd op de eigenheid van elk van de opleidingen.
• Je denkt actief mee over de continue verbetering van de administratieve processen.

Jouw profiel

• Je hebt een (professionele) bachelor of een gelijkwaardig niveau opgebouwd door ervaring.
• Je bent een zelfstandig, organisatorisch en administratief talent en je werkt nauwkeurig.
• Je hebt een natuurlijke drive om de organisatorische processen te optimaliseren.
• Je beschikt over vlotte communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en het Engels.
• Je bent een teamspeler die op een positief kritische manier meedenkt over oplossingen.
• Je vindt het fijn om in een internationale omgeving te werken en internationale contacten te onderhouden.
• Je bent handig met software en leert snel werken met nieuwe softwarepakketten. Je hebt diepgaande ervaring met de courante Office toepassingen en kennis van SAP is een pluspunt. 

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wij beogen een voltijds (80% bespreekbaar) contract onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.

Werken voor KU Leuven betekent een job in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling waar je kansen krijgt om je talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen. Bovendien biedt KU Leuven heel wat voordelen zoals hospitalisatie- en groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, mogelijkheden voor thuiswerk, tegemoetkomingen voor woon-werkverkeer met openbaar vervoer of fiets.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama