Administratief medewerker - Tweetalig - Halftijds M/V/X

Beschrijving van de functie

De administratieve dienst staat, met 13 medewerkers, in voor een divers takenpakket: gaande van de opvolging van de stages van de stagiair-deurwaarders, het beheer van de controles op de derdenrekeningen en de klachten, tot vertalingen en het agendabeheer en verschillende administratieve opzoekingen en briefwisselingen. Dit alles binnen een context van regelmatig wijzigende wet- en regelgeving en met focus op digitalisatie. Ook het facilitair beheer wordt binnen dit team opgevolgd. Ter versterking van het team Secretariaat zijn we momenteel op zoek naar een bijkomende Administratief Medewerker die verantwoordelijk is voor de algemene ondersteuning bij diverse administratieve taken aan de collega's en de beroepsgroep.

• In het kader van aanbestedingsdossiers maak je attesten op voor onze leden.
• Je verwerkt aanvragen van onze leden naar informatie uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. Hiervoor encodeer je gegevens in het programma Sonoso. Dit werk is repetitief, zij het cruciaal voor de kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening.
• Je verwelkomt bezoekers en maakt hen wegwijs volgens de bestaande procedures.
• Je behandelt vragen van particulieren en professionals, zowel per mail als telefonisch, en zorgt voor een vlotte doorverwijzing, indien nodig. Ook het verwerken van inkomende en uitgaande post hoort bij jouw takenpakket.
• Op basis van de inhoudelijke inbreng van andere diensten zorg je voor het verzenden van visueel verzorgde omzendbrieven en andere communicatie naar de beroepsgroep.
• Je onderhoudt diverse databanken en lijsten, en zorgt ervoor dat de informatie van onze beroepsgroep altijd up-to-date is.
• Je beheert de bestellingen voor lunch, kantoormateriaal, parkeerkaarten, identificatiekaarten, etc.

Jouw profiel

• Je bezit een graduaatsdiploma in een administratieve richting of beschikt over een gelijkwaardige ervaring.

• Je kan een succesvolle ervaring van minstens twee jaar voorleggen binnen een administratieve functie.
• Je bent gedreven om de regelgeving binnen de beroepsgroep en bijhorende administratieve procedures eigen te maken.
• Door je sterke organisatievermogen, weet je de verschillende taken op een systematische manier en binnen de deadlines af te werken.
• Je bent een teamspeler, die discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en garant staat voor het afleveren van kwalitatief en nauwkeurig werk.
• Als servicegerichte communicator, begeleid je onze leden en andere externe contacten naar de juiste oplossing.
• Je kan vlot en foutloos communiceren in het Nederlands en het Frans, zowel spreken als schrijven.
• Je kan vlot werken met het Microsoft Officepakket en hebt interesse in nieuwe technologieën.

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Een gevarieerde job met stimulerende verantwoordelijkheden en ruimte voor nieuwe initiatieven.
• Een dynamische werkomgeving, die handelt volgens deze waarden: respect, integriteit, transparantie, samenwerking en servicegerichtheid.
• Stabiliteit: een deeltijdse arbeidsovereenkomst (20u) voor onbepaalde duur.
• Marktconforme verloning.
• Maaltijd- en cadeaucheques.
• Hospitalisatieverzekering.
• Groepsverzekering.
• Terugbetaling van de verplaatsingskosten.
• Een werkplek die gemakkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer (trein, metro, tram).
• 12 verlofdagen.
• Goedkope lunchmogelijkheden.
• Een laptop.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama