Medewerker Campusdienst Sociale School, Heverlee (70%) M/V/X

Beschrijving van de functie

Bij UCLL, de hogeschool van de Moving Minds, vind je een omgeving gedreven door innovatie, maatschappelijke betrokkenheid en creativiteit. Hier gaan we verder dan traditioneel onderwijs en onderzoek. We brengen mensen en ideeën in beweging, in Limburg, Vlaams-Brabant en zelfs ver daarbuiten. Wil jij deel uitmaken van ons team, en word jij onze nieuwe Moving Mind?

Medewerker Campusdienst Sociale School, Heverlee (70%)

Als administratief & operationeel medewerker ondersteun je één of meerdere campusspecifieke domeinen binnen UCLL. Je plant, organiseert en voert administratieve en logistieke taken zelfstandig uit binnen de vastgelegde procedures. Met jouw klantgerichte houding en professionele aanpak draag je bij aan een vlotte, efficiënte en kwalitatieve dienstverlening. Je bent een echte Moving Mind-ambassadeur die dagelijks mee bouwt aan een warm en sterk campusklimaat.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor studenten, medewerkers en bezoekers. Je helpt hen vlot verder, biedt mogelijke oplossingen aan en verwijst correct door wanneer nodig (in vlot Nederlands en basis Engels).
• Je plant en behandelt complexe taken binnen je domein en ondersteunt collega's en leidinggevenden met discretie en nauwkeurigheid.
• Je verzamelt, verwerkt en verspreidt relevante informatie in de juiste systemen en volgens de huisstijlrichtlijnen.
• Je voert diverse administratieve en logistieke taken uit volgens de geldende procedures.
• Je bewaakt de kwaliteit en efficiëntie van je dienstverlening en denkt actief mee over verbeteringen in interne processen en procedures.
• Je volgt evoluties, nieuwe procedures en systemen binnen je domein op en past deze toe in je dagelijkse werking.

• Voorbeeldtaken binnen deze functie zijn:
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers
• Beantwoorden en opvolgen van vragen van studenten en lectoren
• Beheer en opvolging van algemene mailboxen
• Verwerking van inkomende en uitgaande post
• Verwerken van kostennota's, woon-werkverkeer- en fietsvergoedingen
• Opmaak en opvolging van de examenplanning en toezichtersregeling
• Actief op de hoogte blijven van dagelijkse campusactiviteiten
• Kennen en opvolgen van noodprocedures
• Correct gebruik van kanalen en huisstijl
• Opstellen, aanpassen en afstemmen van draaiboeken (bijv. voor events)
• Lokaalreservaties
• Registreren en opvolgen van afwezigheden in de SVS-tool
• Actief lid van de EHBO-ploeg
• Uitvoerende taken tijdens evenementen
• Verdelen van materialen en documenten

Administratieve voorbereiding van examens (zoals drukwerk en kopies)

Jouw profiel

Functievereisten

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelor diploma.
• Je hebt relevante ervaring in een administratieve of operationele functie.
• Je bent digitaal vaardig en werkt vlot met courante softwarepakketten (o.a. MS Office).
• Ervaring met onderwijs- of planningssystemen (zoals reservatietools of HR-tools) is een troef.
• Je bent bereid om je te verdiepen in interne procedures, systemen en noodprocessen.
• Je kan op campus aanwezig zijn volgens de voorziene planning (occasioneel avond- of weekendwerk).

Als Moving Mind kan je je terugvinden in volgend profiel

• Je bent een klantgerichte en nauwkeurige professional die energie haalt uit het ondersteunen van studenten, collega's, externe bezoekers en het zelfstandig beheren van uiteenlopende taken.
• Je bent communicatief sterk in het Nederlands en hebt een basiskennis Engels, werkt gestructureerd en weet prioriteiten te stellen in een dynamische campusomgeving.
• Je bent organisatievaardig en kan vlot schakelen tussen verschillende taken, denkt oplossingsgericht en behoudt het overzicht tijdens drukke momenten.
• Je werkt zorgvuldig, betrouwbaar en discreet, ook bij vertrouwelijke informatie.

  Interesse?

  Solliciteren kan enkel via CV Warehouse tot en met woensdag 7 januari 2026.

  De selectie doorloopt volgende stappen: selectie op basis van CV en motivatiebrief, gevolgd door een interview.

  Voor meer informatie kan je terecht bij Gonda Theunis, campushoofd campus Sociale School (gonda.theunis@ucll.be en 0497 053 301).

  Meer informatie over de missie en strategische prioriteiten van de hogeschool vind je op www.ucll.be

  UCLL kiest voor diversiteit en gelijke kansen. Talent, motivatie en competenties maken voor ons het verschil.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

Voordelen van de betrekking

Wij bieden een uitdagende functie in een dynamische organisatie

• Een job met variatie en voldoende afwisseling.
• Een deeltijdse overeenkomst (70%) als contractuele bediende bij UC Leuven vzw. Interne kandidaten kunnen hun statuut behouden, OP krijgt een TAW naar ATP.
• Contract voor onbepaalde duur zo spoedig mogelijk te starten (in onderling overleg).
• Verloning volgens het officieel barema B11 (581).
• Bij werving kan tot maximaal 10 jaar nuttige beroepservaring worden erkend.
• Standplaats is Campus Sociale School, Heverlee.
• Verder bieden we:
• 100% terugbetaling van duurzame mobiliteit voor woon-werkverkeer (openbaar vervoer en/of fiets),
• een onkostenvergoeding voor mobiliteit i.f.v. dienstverplaatsingen,
• de mogelijkheid tot hybride/telewerken werken,
• een mooi aantal vakantiedagen,
• interessante opleidingsmogelijkheden
• een laptop (vanaf 40% opdracht),
• kortingen via Samen Aankoop,
• een Lerarenkaart,
• de optie om een hospitalisatieverzekering te nemen aan een gunstig tarief.

Deze functie kan in aanmerking komen voor omzetting naar statutair vacante uren of benoeming, volgens de geldende interne procedures.

Lees meer over onze arbeidsvoorwaarden op de website.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama