Directie-assistent (80%) M/V/X

Beschrijving van de functie

Doel van de functie

Als directie-assistent (m/v/x) vervul je een centrale rol in de organisatie en sta je in voor algemene coördinatie, communicatie, planning en administratieve ondersteuning van de directie. Een vooruitziende blik is een belangrijke kwaliteit van de directie-assistent: je signaleert mogelijke problemen en doet voorstellen ter verbetering en oplossing. Daarnaast vorm je de verbinding tussen directie, medewerkers en externe partners.
Functieomschrijving
• Algemene administratieve ondersteuning, zoals agendabeheer, beantwoorden van telefonische oproepen, afhandelen van vragen en informatieverzoeken, opzetten en coördineren van fysieke, telefonische of digitale vergaderingen, behandelen van inkomende post of emails en allerhande leveringen.
• Verslaggeving verzorgen van verschillende overleg- en vergadermomenten zodat de besproken acties en afspraken correct en tijdig kunnen worden opgevolgd en uitgevoerd.
• Voorbereiden en opmaken van documenten, rapporten, dossiers en presentaties op een autonome manier, met inbegrip van voorafgaande informatieverzameling.
• Bereikbaar zijn om efficiënte informatiestromen in en buiten de organisatie te verzekeren.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bezoekers alsook interne en externe partners.
• Organiseren van interne en externe afspraken, inclusief contact met externe dienstverleners, logistieke afhandeling en notulen.
• Administratieve ondersteuning bieden bij de on-boarding van artsen.
• Logistieke en administratieve ondersteuning van ziekenhuisbrede projecten.
• Je rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelor/master in office management, communicatie, HR of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minimaal 8 jaar professionele ervaring
• Je hebt een dynamische, sociale persoonlijkheid en beschikt over uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Je bent proactief, resultaatsgericht en kan goed omgaan met wisselende werkomstandigheden en situaties
• Je hebt interesse in de werking en structuren van het ziekenhuis en richt je op de juiste mensen voor beslissingen, informatie of overleg.
• Je werkt nauwkeurig en autonoom, en blijft onder verhoogde werkdruk efficiënt functioneren met respect voor deadlines.
• Expertise in de gangbare MS Office toepassingen is een vereiste.
• Je werkt in teamverband met je collega om gezamenlijk de doelstellingen te behalen.
• Vriendelijkheid, discretie, collegialiteit en flexibiliteit zijn je sterke punten.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Een uitdagende en afwisselende job in een ziekenhuis gekenmerkt door vernieuwing en groei.
• Een motiverende werkomgeving met ruimte voor eigen inbreng en persoonlijke ontplooiing.
• Samenwerking op verschillende niveaus met onze netwerkpartners in de regio.
• Werken in een filevrije omgeving.
• Een deeltijds contract voor onbepaalde duur volgens IFIC-barema 1070 (categorie 14), aangevuld met extralegale voordelen (o.a. via Samenaankoop KU Leuven) en een uitgebreid verzekeringspakket.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama