Medewerker onthaal #stagefirst M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Het team ondersteunt de dienstverlening aan onze klanten en de interne werking. Samen voeren we de volgende opdrachten uit:
- onthaal- en telefoonpermanentie in Astro en Anderlecht
- verwerking van de post
- het reserveren van lokalen en het bestellen van koffie, thee, water...
- laptopbeheer
- het bestellen en verdelen van kantoormateriaal

Meer info lien over stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Beschrijving van de functie

Onthaalpermanentie - 60%

Het onthaal is geopend tussen 8 en 16 uur. Tijdens de onthaalpermanentie onthaalt de onthaalmedewerker de klanten, meldt de klanten aan en verwijst deze gericht door naar de bemiddelaars. Tijdens de onthaalpermanentie worden onderstaande taken ook uitgevoerd.

Telefoonpermanentie - 8%

Tijdens de openingsuren neemt de onthaalmedewerker de inkomende telefoons aan. De onthaalmedewerker zal de klanten met vragen te woord staan, hen doorverwijzen naar de permanentie bij het beroepenpunt of naar de telefonische ondersteuning van de servicelijn of de vragen noteren ifv de hercontactname van de bemiddelaar.

Lokalenbeheer/sleutelbeheer -5%

Lokalen reserveren, uitleen van sleutels regelen volgens interne afspraken en bestellen van koffie, thee, water voor vergaderingen

Laptopbeheer - 5%

Uitleenlaptops en uitleenchromebooks beheren. Registraties volgens interne afspraken, controles van teruggebrachte laptops.

Beheer van de emailinbox onthaal - 15%

De inkomende emails in de mailbox van het onthaal doornemen, beantwoorden en de nodige acties ondernemen (zie andere deeltaken)

Bestellen en verdelen kantoormateriaal - 2%

Doorgeven van bestelaanvragen  en stockbeheer van kantoormateriaal

Postverwerking - 5%

Inkomende post wordt verdeeld, uitgaande post wordt verzendklaar gemaakt

Jouw profiel

Om te solliciteren dient u aan volgende voorwaarden te voldoen:

• Jonger zijn dan 30 jaar;
• Gedomicilieerd zijn in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;
• Minstens 3 maand ingeschreven zijn bij Actiris na studies;
• Hoogstens een getuigschrift van het hoger secundair onderwijs;
• Geen beroepservaring van meer dan 90 opeenvolgende dagen hebben;
• Nog geen stage van meer dan 3 maand hebben gedaan (STE of First).
• Het gezochte profiel moet geschikt zijn voor laag- of middengeschoolde jongeren die op zoek zijn naar een eerste werkervaring.
• De onthaalmedewerker ontvangt en informeert bezoekers aan een onthaal (F2F en telefonisch). Diensten van VDAB worden  voorgesteld. 
  De onthaalmedewerker werkt nauw samen met de bemiddelaars.
  Klanten kunnen zowel fysiek als telefonisch te woord gestaan worden. Ook het beheer van de mailbox van het onthaal, beheer van lokalen, laptops en sleutels valt onder de verantwoordelijkheid van de onthaalmedewerker.
  Alle taken en registraties zijn omschreven in een draaiboek. Dit draaiboek is steeds ter beschikking. Bij vragen kan een collega gecontacteerd worden.

Diploma

• Lager middelbaar

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Betaalde First stage van  6 maanden
• Terugbetaling van vervoerskosten 

• Uurrooster : Wekelijks: 38 uren/week - Dagelijks: 7,36 uren/dag.

  Glijdend uurrooster.

  Met stamtijden tussen:  9u15-11u45 en 13u45-16u00

  Met ervoor en erna glijtijden. Minimum servicetijd die aanwezigheid aan het onthaal vraagt: 08u30-16u00 (met meestal een pauze te nemen tussen 12u10 en 12u50

• Actiris begeleidt je tijdens je hele parcours en coacht je op verschillende momenten zoals ervoor, tijdens en na de stage.
• Het bedrijf zal ook een persoon aanwijzen die jou gedurende de hele cursus begeleidt (of omkaderd).
• Daarnaast kan je ook gebruikmaken van taalcheques of ICT-cheques.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama