Medewerker onthaal en administratie GC De Maalbeek M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Jij komt terecht bij GC De Maalbeek, het gemeenschapscentrum in Etterbeek. De gemeenschapscentra zetten zich met hart en ziel in voor de ontmoetings- en ontplooiingskansen van alle Brusselaars die aansluiting zoeken bij de Nederlandstalige gemeenschap. De gemeenschapscentra laten de stem van deze Brusselaars horen en doen actief en met succes aan gemeenschapsvorming. De Maalbeek is het Nederlandstalig gemeenschapscentrum van Etterbeek, waarnaar ook Frans- en anderstalige bezoekers hun weg vinden. Het centrum is gelegen in de bruisende Europese wijk en is makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Wij zijn er zowel voor Etterbekenaren als voor wie van verder komt. De Maalbeek is een van de 22 Brusselse gemeenschapscentra die samen de n22 Brussel vormen.

Beschrijving van de functie

Als medewerker onthaal en administratie bij GC De Maalbeek ben jij het eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Je houdt van sociale contacten en helpt mensen graag verder. Je verwelkomt iedereen met een glimlach en zorgt ervoor dat mensen zich thuis voelen. Geen dag is hetzelfde: het ene moment zit je aan het onthaal, het andere moment werk je aan administratieve taken of help je mee bij een evenement. Dankzij jouw enthousiasme en gestructureerde aanpak bouw je mee aan een bruisende en verbindende ontmoetingsplek voor Brusselaars, artiesten en verenigingen.??

Onthaal en communicatie

• Je zit, afwisselend met andere collega's, aan de onthaalbalie om bezoekers te ontvangen.
• Je beheert de algemene mailbox en telefoon van het gemeenschapscentrum op een klantvriendelijke manier.
• Je beantwoordt vragen of wensen van bezoekers zo goed mogelijk. Eventueel verwijs je hen door naar andere organisaties of diensten.
• Twee keer per maand zit je 's avonds/in het weekend aan het onthaal.

Planning en organisatie

• Je beheert de activiteiten en inschrijvingen van ons gemeenschapscentrum in de juiste software.
• Je bent het aanspreekpunt voor zaalverhuur: je volgt de aanvragen op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op. Dit doe je in samenwerking met je collega's.
• Je noteert vragen of wensen van de zaalgebruikers en geeft ze door aan de juiste collega's (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge .).

Administratieve ondersteuning

• Je kopieert, verzendt en klasseert documenten en zorgt voor een gestructureerd archief.
• Je staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken (verslagen schrijven, server up-to-date houden .).
• Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten;
  • De inforekken in het gemeenschapscentrum op een overzichtelijke manier ordenen en up-to-date houden
  • Het op orde houden van de onthaalbalie en het onthaalsecretariaat

Polyvalentie

• Je springt in als collega's afwezig zijn of als er extra hulp nodig is.
• Je helpt mee bij onze activiteiten (recepties, buurtfeesten, voorstellingen ...). Soms 's avonds (max. 2 keer per maand) of in het weekend (max. 2 keer per maand).
• Je start in Gemeenschapscentrum De Maalbeek. In functie van de noden kan je ingezet worden in andere gemeenschapscentra.

Wat maakt werken bij een gemeenschapscentrum zo bijzonder? De sfeer en het teamgevoel staan centraal. Iedereen wordt gelijk behandeld en helpt mee bij onze activiteiten. Je maakt deel uit van een plek waar mensen van alle horizonten samenkomen en waar iedereen welkom is.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures

Jouw profiel

Je hebt maximaal een diploma van het lager secundair onderwijs.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• Je kunt Nederlands spreken, lezen en schrijven op het niveau B1 (NT2: 2.3-2.4)
• Kennis van het Frans, het Engels en eventueel andere talen is een pluspunt.
• Je hebt interesse in de werking van het gemeenschapscentrum. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je bent digitaal vaardig. Je bent bereid om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Yesplan, Paspartoe, Exact Online ...).
• Je hebt een goede kennis van Office 365 (Outlook, Excel, Word, Teams).
• Je werkt zelfstandig en oplossingsgericht.

Aanwervingsvoorwaarden

Geco gerechtigd zijn. (referentienummer vacature = 5682324)

Om in aanmerking te komen voor het geco-statuut moet je binnen het Brussels hoofdstedelijk gewest wonen én

• 6 maanden ingeschreven zijn als niet-werkende werkzoekende gedurende het jaar dat de aanstelling vooraf gaat;
• of 1 dag volledig uitkeringsgerechtigd zijn, indien u ouder bent dan 40 jaar;
• of reeds werken binnen een geco-contract.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama