Admin Lead ad interim (5 jaar ervaring) M/V/X

Beschrijving van de functie

Is organiseren je tweede natuur? Hou je van boekhouding en personeelsmanagement en coördineer je graag het werk van je collega's? Heb je minstens 5 jaar ervaring in een administratieve functie? Dan horen we graag van je!

Wie zijn wij

FINN en Gosselin & de Walque zijn zopas samengegaan om Belgisch marktleider te worden in strategische communicatie en public affairs. Met ons team van 55 experten bedienen we vooraanstaande klanten en werken we op de meest interessante opdrachten. Leden van ons team waren communicatiedirecteur voor premiers, partijvoorzitters, ministers en beursgenoteerde bedrijven, vicepresident van een succesvolle tech-startup in Berlijn, oprichter van een influencermarketingbureau in San Francisco en journalisten voor nationale media. Als onderdeel van Only, een Europese groep van creatieve ondernemers, combineren we ambitie met een cultuur die gericht is op samenwerking en resultaten.

We zijn op zoek naar een administratief hoofd ad interim die nauwgezet is, methodisch en vriendelijk.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Je bent verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van het kantoor, de administratieve relaties met klanten, human resources, budgetten en de afstemming met de boekhouding. Je zorgt voor een vlotte (administratieve) werking van ons bedrijf.
• Je werkt nauw samen met het hele team, met onze leveranciers en met de Only-groep. Je rapporteert aan de founders van het kantoor.
• Je ondersteunt bij de onboarding van klanten (contracten, tarieven, e.d.).
• Je houdt toezicht op de begroting van het kantoor en beheert de dagelijkse uitgaven; je verstuurt en volgt facturen en betalingen op. Je houdt toezicht op de begroting en beheert de lopende uitgaven; je verstuurt en volgt klantenfacturen op, volgt leveranciersfacturen op en betaalt deze, onderhoudt contacten met de accountant en de Only-groep, enz.
• Op HR-vlak beheer je de dossiers van de teamleden (betalingen aan werknemers, bijhouden van verlof en timesheets, enz.), je onderhoudt de relaties met het sociaal secretariaat en je coördineert de werving, opleiding en evaluaties.
• Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werking van ons bedrijf vlot loopt: je bent verantwoordelijk voor het bijhouden en bijwerken van een reeks dossiers, waaronder verzekeringspolissen, abonnementen, enz.
• Je ondersteunt het integratieproces van FINN en Gosselin & de Walque, inclusief de integratie van IT, kantoren, processen en activiteiten.
• Je helpt bij het organiseren van interne en externe evenementen (zoeken naar locaties en leveranciers, planning, enz.) en ondersteunt de founders bij hun dagelijkse activiteiten (agendabeheer).
• Je neemt deel aan de wekelijkse teamvergaderingen.

Jouw profiel

Wie ben jij?

• Je hebt een diploma in administratief management, boekhouding, human resources of een gelijkaardig vakdomein.
• Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Je bent bedreven in Word, Excel en PowerPoint, evenals in de belangrijkste digitale tools (Google en/of Microsoft, Slack, urenregistratieplatforms zoals Teamleader of Clockify, enz.)
• Je begrijpt hoe boekhoudplatforms, sociale secretariaten, projectmanagement, overheidsopdrachten enz. werken, of je bent bereid om hierin te worden opgeleid.
• Je bent georganiseerd en efficiënt en je houdt ervan om alles vlot te laten verlopen.
• Je bent oplossingsgericht en houdt ervan om problemen op te lossen.
• Je schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden zijn onberispelijk.
• Je bent Nederlands- of Franstalig en spreekt vlot de andere landstaal. Je spreekt vloeiend Engels.
• Je bent responsief en haalt deadlines.
• Je bent in staat om meerdere projecten tegelijkertijd te runnen zonder je glimlach te verliezen.
• Je deelt onze waarden: intelligentie & ambitie, openheid & nieuwsgierigheid en toewijding & zorgzaamheid.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wat bieden wij

• Een tijdelijk arbeidscontract (6 maanden).
• Een interessante job met echte verantwoordelijkheden. We willen onze klanten een zeer hoog niveau van expertise bieden, ook op het vlak van het beheer en de opvolging van hun dossiers. Je hebt een directe impact op de kwaliteit van het werk van het team.
• Een respectvolle en vriendelijke werkomgeving. Bij FINN/Gosselin & de Walque vind je collega's die eigen verantwoordelijkheid en autonomie respecteren en aanmoedigen, maar die ook teamgeest, gezelligheid en de wil om samen te werken belangrijk vinden.
• Een balans tussen werk en privé. Velen van ons hebben een gezin en begrijpen dat niet alles gepland kan worden. Daarom geloven we sterk in teamwerk. Hoewel we iedereen aanmoedigen om drie dagen per week op kantoor te werken om de samenwerking en teamgeest te versterken, ondersteunen we ook werken op afstand.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama