HR Officer M/V/X

Beschrijving van de functie

Ben jij een ervaren HR-professional die verder kijkt dan louter dossierbeheer? Werk je graag in een complexe organisatiecontext waarin regelgeving, stakeholders en mensgericht werken samenkomen? En haal je energie uit meedenken, verbeteren en adviseren? Dan zou deze rol binnen Mens & Organisatie (M&O) van de VUB wel eens perfect bij jou kunnen passen.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo'n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

Binnen de VUB vervult Mens & Organisatie (M&O) de rol van partner voor medewerkers en leidinggevenden. We activeren eigenaarschap en verbinden mens en organisatie op een duurzame manier met elkaar. Als HR Officer Dossierbeheer maak je deel uit van het team dossierbeheer binnen M&O. Je combineert een sterke administratieve basis met inzicht, kritische zin en een adviserende houding. Je bent een betrouwbare gesprekspartner voor faculteiten, diensten, Career Advisors (HRBP's) en collega's binnen M&O. Je beheert personeelsdossiers correct en zorgvuldig, maar je rol gaat verder dan uitvoeren alleen: je bewaakt het geheel, signaleert knelpunten en denkt actief mee over hoe processen efficiënter, consistenter en toekomstgerichter kunnen worden ingericht. Je werkt samen met een team van een vijftiental collega's en beweegt je vlot in een omgeving met veel regels, procedures en besluitvormingsniveaus. Wat ga je doen? Je beheert personeelsdossiers van A tot Z en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking in de HR-systemen. Je bent een eerste aanspreekpunt voor medewerkers en leidinggevenden rond sociale wetgeving, verloning, HR-processen, afwezigheden, aanstellingen, wijzigingen en uitdiensttredingen. Je stelt arbeidsovereenkomsten en administratieve documenten op en volgt dossiers inhoudelijk op. Je werkt samen met Team Loon bij de voorbereiding en controle van de payroll. Je fungeert als inhoudelijk sparringpartner voor Career Advisors, faculteiten en diensten bij complexere dossiers en vragen. Je bewaakt de correcte toepassing van regelgeving en interne procedures, en stelt tegelijk kritische vragen wanneer bestaande werkwijzen niet langer efficiënt of logisch zijn. Je denkt actief mee over procesoptimalisatie, digitalisering en mogelijke automatisatie (bv. vereenvoudiging van interne documenten, slimmer gebruik van systemen of AI-ondersteuning). Je bewaart overzicht binnen het team en neemt spontaan initiatief waar afstemming, verduidelijking of verbetering nodig is. Je werkt deels op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) en deels van thuis uit.

Jouw profiel

Wat breng jij mee? Je beschikt over een bachelor- of graduaatsdiploma (HR, Sociale Wetenschappen, Bedrijfskunde.) of bent gelijkwaardig door relevante ervaring. Je hebt ervaring binnen een interne HR-dienst, bij voorkeur in een grotere of complexe organisatie. Je hebt een goede kennis van sociaal-juridische materie of voelt je comfortabel om je hierin verder te verdiepen. Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands en Engels. Je bent klantgericht en werkt graag samen met verschillende stakeholders, met oog voor partnerschap en vertrouwen. Je combineert nauwkeurigheid en structuur met een kritische blik en een "can do"-mentaliteit. Je houdt ervan om processen te analyseren en verbeteringen voor te stellen, met respect voor context en regelgeving. Je voelt je thuis in een omgeving met veel procedures, maar durft die ook in vraag te stellen vanuit efficiëntie en kwaliteit. Je neemt eigenaarschap over je dossiers en draagt actief bij aan de werking van het team. VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)