Administratief ondersteuner voor Monitoraat Faculteit Geneeskunde M/V/X

Beschrijving van de functie

Als administratief medewerker van het monitoraat ben je het centrale aanspreekpunt voor studenten, collega's en partners. Je ondersteunt het team van monitoren op een breed scala aan organisatorische, administratieve en communicatieve taken.

Je takenpakket omvat o.a.:

• Coördinatie van voorbereidende trajecten voor het toelatingsexamen en de ijkingstoetsen

  Je staat in voor de volledige administratieve verwerking, organisatie en logistiek van de voorbereidende trajecten aan de Faculteit Geneeskunde. Dit omvat o.a. deelnemen aan plenaire vergaderingen overkoepelend voor de verschillende universiteiten en vertalen van de noden op vlak van organisatie/regelgeving naar de Faculteit Geneeskunde, je staat in voor het informeren van (kandidaat-)deelnemers, opvolging van inschrijvingen en betalingen, het beheren van deelnemerslijsten, en het ondersteunen bij promotie. Je bent op de hoogte van wijzigingen op vlak van voorbereidingstrajecten en ijkingstoetsen, je verzamelt deze informatie en past waar nodig de website/infobrochures aan.

• Uniek aanspreekpunt voor aspirant-studenten

  Je beantwoordt vragen rond toelatingsproeven, ijkingstoetsen en voorbereidingspakketten, zowel via mail als telefoon. Je verwijst studenten gericht door en zorgt voor een warm, helder en correct onthaal.

• Ondersteuning bij evenementen

  Je organiseert infosessies, workshops en andere activiteiten van het monitoraat: reservaties van lokalen, logistieke voorbereiding, onthaaltaken en praktische opvolging voor, tijdens en na het event.

• Websitebeheer en communicatie

  Je onderhoudt en bouwt webpagina's mee uit, ondersteunt bij het opstellen en nakijken van communicatie (nieuwsberichten, mails, brochures) en zorgt dat informatie steeds actueel en duidelijk is. 

• Algemene administratieve ondersteuning

  Je neemt een breed administratief takenpakket op, waaronder het beheer van agenda's en het inplannen van vergaderingen, het notuleren en verspreiden van verslagen, het reserveren van lokalen en opvolgen van logistieke aanvragen, het verwerken en opvolgen van bestellingen en facturen.

• Ondersteuning bij examenmomenten

  Je helpt bij het opstellen en aanpassen van examenplanningen en -roosters, zorgt voor praktische voorbereidingen en kan ingezet worden als surveillant waar nodig.

Jouw profiel

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door een ruime ervaring als administratief bediende. 
• Ervaring binnen een educatieve omgeving is een pluspunt.
• Je kunt vlot werken met MS Office software zoals Teams, Word, Excel, Powerpoint en Outlook. Kennis van SAP is een pluspunt.
• Je werkt proactief, je neemt verantwoordelijkheid en je hebt goede organisatorische vaardigheden.
• Je bent collegiaal ingesteld en dienstvaardig.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

We beogen een deeltijdse aanstelling van 50% voor 1 jaar met mogelijkheden tot verlening. 

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.