Medewerker onthaal en administratie GC De Zeyp M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

GC De Zeyp is een actief gemeenschapscentrum in één van de kleinste gemeentes in Brussel. We houden de afstand met de burger klein maar behouden onze dromen groots. We schotelen ons publiek een bord voor van sport, theater, beweging, kennisgeving en begeestering ... maar evengoed laten wij ons verwonderen door de verhalen van onze bezoekers.

Beschrijving van de functie

Als medewerker onthaal en administratie ben je het eerste aanspreekpunt van het publiek van gemeenschapscentrum De Zeyp. Je bemant het onthaal en verzorgt de bijhorende administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers op warme wijze en je luistert naar hun bezorgdheden. Je zoekt mee naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

Onthaal en communicatie

• Je bemant de onthaalbalie samen met andere collega's.
• Je ontvangt bezoekers en beantwoordt telefonische oproepen op een klantvriendelijke manier, je detecteert de gestelde vragen en helpt hen zo snel mogelijk. Indien nodig verwijs je hen door.
• Je volgt de algemene mailbox van het gemeenschapscentrum op.
• Minstens éénmaal per week zit je 's avonds/ in het weekend aan het onthaal.

Administratieve ondersteuning

• Je houdt inschrijvingen correct bij via onze aangepaste softwaretool.
• Je voert activiteiten correct in in ons registratieprogramma.
• Je staat in voor het voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van verschillende documenten, zoals contracten en planningsdocumenten.
• Je staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken (teamverslagen schrijven, server up-to-date houden, bijhouden van interne post.).
• Je staat collega's bij met interne processen.

Polyvalentie

• Je springt in als collega's afwezig zijn of als er extra hulp nodig is.
• Je werkt gemiddeld tweemaal per maand 's avonds of in het weekend mee bij onze activiteiten (recepties, buurtfeesten, voorstellingen ...), steeds in overleg met de centrumverantwoordelijke.

Wat maakt werken bij een gemeenschapscentrum zo bijzonder? De sfeer en het teamgevoel staan centraal. Iedereen wordt gelijk behandeld en helpt mee bij onze activiteiten. Je maakt deel uit van een plek waar mensen van alle horizonten samenkomen en waar iedereen welkom is.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures

Jouw profiel

Je hebt maximaal een diploma van het lager secundair onderwijs.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• Je kunt Nederlands spreken, lezen en schrijven op het niveau B1 (NT2: 2.3-2.4)
• Kennis van het Frans, het Engels en eventueel andere talen is een pluspunt.
• Je hebt interesse in de werking van het gemeenschapscentrum. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je bent digitaal vaardig. Je bent bereid om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Yesplan, Paspartoe, Exact Online ...).
• Je hebt een goede kennis van Office 365 (Outlook, Excel, Word, Teams).
• Je werkt zelfstandig en oplossingsgericht.

Aanwervingsvoorwaarden

Geco gerechtigd zijn. (referentienummer vacature = 5687229)

Om in aanmerking te komen voor het geco-statuut moet je binnen het Brussels hoofdstedelijk gewest wonen én

• 6 maanden ingeschreven zijn als niet-werkende werkzoekende gedurende het jaar dat de aanstelling vooraf gaat;
• of 1 dag volledig uitkeringsgerechtigd zijn, indien u ouder bent dan 40 jaar;
• of reeds werken binnen een geco-contract.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama