Projectcoördinator congressen M/V/X

Beschrijving van de functie

Als projectcoördinator congressen werk je voor de grote en complexe meerdaagse congressen in nauwe samenwerking met een ervaren projectcoördinator. Eéndaagse studiedagen of eenvoudige meerdaagse congressen coördineer je zelfstandig van A tot Z en omvatten volgende taken:

• Projectcoördinatie: je beheert de volledige planning en opvolging van congressen in nauwe samenwerking met academische opdrachtgevers, internationale associaties en/of wetenschappelijke comités. Je organiseert overlegmomenten, stelt meerjarige retroplanningen op, bewaakt deadlines en rapporteert over de voortgang.
• Communicatie & marketing: je ontwikkelt en implementeert een communicatiestrategie rond elk congres. Je verzorgt de communicatie met sprekers, deelnemers, sponsors en leveranciers, en ondersteunt de congreslook & feel. Je coördineert mailings, sponsorbrochures, programma- en abstractboeken, congresapps en beheert de congreswebsite in samenwerking met de interne webmaster.
• Financieel beheer: je stelt het budget op, volgt het nauwgezet op en rapporteert aan de opdrachtgevers. Je analyseert de financiële haalbaarheid, adviseert over registratiegelden en zorgt voor een correcte afhandeling van alle inkomsten en uitgaven.
• Logistiek & administratie: je regelt alles wat nodig is voor een vlot verloop: registratietools, subsidiedossiers, offertes, vergunningen, catering, AV-materiaal, draaiboeken en grondplannen.
• Operationele coördinatie: je zorgt voor een vlotte samenwerking tussen alle betrokkenen binnen elk congresproject. Je stemt taken af met interne medewerkers, leveranciers, jobstudenten en vrijwilligers, en bewaakt de kwaliteit van de uitvoering.
• On-site management: tijdens het congres ben jij het aanspreekpunt voor alle betrokkenen. Je coördineert de op- en afbouw, begeleidt sprekers, ontvangt deelnemers en sponsors, en zorgt voor een vlekkeloze ervaring.

Daarnaast werk je mee aan grotere projecten en taken in functie van de algemene werking binnen de dienst.

Jouw profiel

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt bij voorkeur minimum drie jaar relevante ervaring in projectmanagement, event- of congresorganisatie; ervaring met abstract management beheer of opmaak van websites is een pluspunt.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt zin om te groeien in een complexe projectomgeving.
• Je bent klantgericht, diplomatisch, flexibel en een echte teamspeler.
• Je kan omgaan met deadlines en werkt efficiënt, ook onder tijdsdruk.
• Je hebt een goede kennis van Nederlands en Engels.
• Je bent vlot in digitale tools (MS Office en communicatietools; InDesign en WordPress is een plus).
• Je bent bereid om 's avonds of in het weekend te werken tijdens congressen.
• Je beschikt over een rijbewijs B

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Wij beogen een voltijdse tewerkstelling voor bepaalde duur (1 jaar) met reële kans op verlenging naar onbepaalde duur.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen. 

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama