Management Assistant M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Waarom deze functie belangrijk is:

• Je inzet wordt gewaardeerd-jouw support maakt echt het verschil.
• Je staat er nooit alleen voor: samen met een team van management assistants deel je kennis, help je elkaar en vang je piekperiodes als team op.
• Je werkt in een internationaal context-de standplaats is Leuven, maar je overlegt regelmatig met collega's uit onder andere Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Japan en Australië.
• Je draagt bij aan een duurzame toekomst: werken bij onze klant betekent ook echt bijdragen aan groene energie.
• Aandacht aan jouw welzijn: van sportinitiatieven en welzijnsevenementen tot jaarlijkse teambuildings-ze werken actief aan een gezonde en verbonden werkomgeving.

Beschrijving van de functie

Als Management Assistant ben je de steunpilaar van de organisatie:

• Je ondersteunt de afdelingshoofden zodat zij zich kunnen focussen op hun kerntaken. Je beheert agenda's, plant meetings en stroomlijnt communicatie-vaak in nauwe samenwerking met assistants wereldwijd;
• Je coördineert interne en externe evenementen, zoals sportactiviteiten, teambuildings, familiedagen, Nieuwjaarsevents en creatieve initiatieven als de Warmste Week;
• Je optimaliseert en faciliteert administratieve processen waaronder het opmaken van contracten, opvolgen van NDA's, digitale handtekeningen, archiveren in SharePoint, aanmaken van bestellingen in SAP en het omzetten van documenten tussen Word, PDF en Excel;
• Je geeft ondersteuning aan diverse administratieve activiteiten en ad hoc projecten, en bent het aanspreekpunt bij spoed of als er snel iets georganiseerd moet worden.

Robert Half BV and Robert Half Project Sourcing BV process the data from applicants that is required to carry out the application process. You can find more information on data protection, in particular on your rights, at https://www.roberthalf.com/be/en/privacy.

Jouw profiel

Wat breng jij mee?

• Bachelor diploma of minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie;
• Sterke organisatorische en time-management skills, stressbestendig en goed in het stellen van prioriteiten;
• Flexibel en aanpassingsgericht bij verandering of onverwachte omstandigheden;
• Diskreet, empathisch en betrouwbaar in omgang met vertrouwelijke informatie;
• Teamspeler met ambitie om bij te dragen aan een hoogwaardige, internationale onderneming;
• Zelfstandig, nauwkeurig en kwaliteitsgericht;
• Uitstekende communicatieve skills in Engels én Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
• Vlot met Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
• Ervaring in communicatie en eventorganisatie is een plus.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama