Receptioniste/Administratief Medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Onthaal & communicatie

• Je ontvangt bezoekers met een glimlach en wijst hen de weg.
• Je beantwoordt en filtert telefoons en verbindt door naar de juiste collega.
• Je houdt de vergaderruimte op orde (klaarzetten, opruimen, basisvoorzieningen nakijken).
• Je verwerkt de inkomende en uitgaande post en brengt deze indien nodig weg met de eigen wagen.

Kantoor- & facilitaire taken

• Je beheert de stock van kantoorgerief en bestelt bij onze leveranciers.
• Je bestelt enveloppen, visitekaartjes, drank, koffie, melk en suiker en volgt de voorraad op.
• Je helpt bij het stockbeheer van materialen en producten voor onderhoud en plaatst bestellingen.
• Je zorgt voor orde, netheid en veiligheid in de stockruimte
• Je organiseert het wasgoed (zelf wassen of naar het wassalon).
• Je houdt de keuken netjes en zorgt voor de afwasmachine (vullen/leeghalen).
• Je controleert op vaste tijdstippen de AED.
• Je maakt basispakketten kledij klaar voor BUM en volgt de uitgifte op.

Administratie & HR-ondersteuning

• Je helpt bij het klassement van dossiers die door collega's worden aangeleverd.
• Je verwerkt boetes volgens de interne afspraken.
• Je ondersteunt praktisch bij medische onderzoeken (IDEWE) en het opvolgen van afspraken.
• Je kan, in overleg met HR, helpen bij eenvoudige contracten (bijvoorbeeld studentencontracten, dagcontracten) en fungeren als administratieve back-up bij afwezigheid.
• Je uploadt en actualiseert documenten op intranet en in de medewerkersapp (zoals MSDS-fiches en infodocumenten).
• Je vraagt sluitingsdagen van klanten op via mail en volgt de antwoorden op.
• Je helpt mee de onderaannemerslijst correct te houden.
• Je volgt ontbrekende materiaalnummers op werven op en vult de lijsten aan.
• Je ondersteunt bij administratieve taken rond inhoudingsplicht.
• Je volgt de planning/registratie van VCA-toolboxen mee op (3-maandelijks).

Periodieke/jaarlijkse taken

• Mee voorbereiden van contracten OA (in overleg met HR).
• Jaarlijks opvragen en verwerken van sluitingsdagen voor de eindejaarsperiode en het nieuwe jaar.
• Voorbereiden van nieuwe Excel-overzichten voor CQM's en klantenbezoeken.
• Jaarlijkse controle of MSDS-fiches en informatiefiches nog up-to-date zijn, en indien nodig intranet en app laten aanpassen.

Jouw profiel

• Je hebt bij voorkeur ervaring als receptionist(e), onthaalmedewerker of administratief medewerker.
• Je bent communicatief sterk, klantvriendelijk en professioneel aan de telefoon en aan het onthaal.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en kan goed prioriteiten stellen.
• Je bent hands-on, steekt graag de handen uit de mouwen en ziet werk.
• Je kan vlot overweg met Outlook, Word, Excel.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie (HR, medische documenten, boetes.).
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands; andere talen zijn een plus.
• Je hebt een basiskennis Frans
• Je hebt een rijbewijs B (voor o.a. post en kleine verplaatsingen).

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Een gevarieerde functie met veel afwisseling tussen onthaal, facilitaire taken en administratie. Werken in een mensgerichte, groeiende organisatie waar er naar jou geluisterd wordt. Een collegiaal team en nauwe samenwerking met HR en administratie. Een marktconform salarispakket, aangevuld met extra-legale voordelen.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama