Office Manager M/V/X

Beschrijving van de functie

Codifly is een jong bedrijf te Affligem gespecialiseerd in de ontwikkeling van innovatieve apps. Wij helpen bedrijven met het bouwen van complexe hoog-interactieve web- en mobiele applicaties, en dit van backend tot user interface. We zijn voornamelijk actief voor startups, maar werken ook aan innovatieprojecten van gevestigde waarden.

Onze bedrijfsactiviteiten kunnen alleen goed verlopen als alles achter de schermen perfect is geregeld: achter elke "line of code" zit een mens die koffie nodig heeft aan een bureau dat werkt. Dat is waar jij in beeld komt. Als Office Manager ben je de spil waar alles om draait: je regelt enerzijds de heel praktische zaken maar staat anderzijds ook in voor complexe ondersteunende activiteiten. Je regelt de administratie, waaronder de aankoop (en bent hierbij niet schuw van een onderhandeling), verkoop, boekhouding en de loonadministratie. Je dient subsidiedossiers in en volgt deze op. Je beheert de wagens. Je bent verantwoordelijk voor het welzijnsbeleid en de veiligheid.

Jouw profiel

Verantwoordelijkheden:

• Je zorgt voor het dagelijkse beheer van het kantoor. Dit omvat onderhoud en herstellingen, het verzekeren van algemene netheid en de aankoop van materiaal.
• Je bent verantwoordelijk voor de boekhouding. Je boekt de aankoopfacturen en je stelt maandelijks de verkoopfacturen op.
• Je volgt de betalingen op en zorgt voor een vlotte administratieve afhandeling van de financiële processen.
• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van ons wagenpark: aankoop, onderhoud, herstellingen en opvolging van de keuringen.
• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve kant van HR.
• Als interne preventieadviseur ben je ook verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het welzijnsbeleid, waarbij je tevens zorgt voor de naleving van veiligheids- en risicobeheersingsmaatregelen binnen het bedrijf.
• Je staat in voor andere ondersteunende administratieve zaken, zoals subsidiedossiers en verzekeringen.
• Je bent het gezicht van ons bedrijvencentrum Growthopia en staat in voor de onboarding van nieuwe leden, de maandelijkse facturatie en de algemene dagelijkse ondersteuning.
• Je staat in voor de verhuur van 2 locaties, dit van huurovereenkomst tot jaarlijkse kostenafrekening en maandelijkse opvolging.
• Je zorgt voor een warm onthaal voor alle bezoekers.

Basisvereisten: *

• Je beschikt over een masterdiploma en je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in office management of een gerelateerde administratieve functie.
• Je bent zowel in het Nederlands als in het Engels communicatief vaardig.
• Je wil werken in loondienst (niet als zelfstandige of freelancer).
• Je bent bereid om voornamelijk ter plaatse te werken.
• Je beschikt over een geldig rijbewijs B.
• Je hebt een EU-, EER- of Zwitsers staatsburgerschap of een in België geldige arbeidskaart.

* Wij reageren niet op sollicitaties die niet aan deze objectieve basisvereisten voldoen.

Technische vereisten:

• Je bent goed georganiseerd en kan gestructureerd te werk gaan.
• Je bent cijfermatig sterk onderlegd en hebt basiskennis van boekhoudkundige principes.
• Je hebt kennis van Belgische sociale wetgeving en arbeidsrecht.
• Je gaat discreet en vertrouwelijk om met gevoelige informatie.
• Je hebt excellente communicatievaardigheden.
• Affiniteit met of een sterke passie voor de IT-sector is een must.

Bonus:

• Je hebt ervaring met Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Je hebt ervaring met het opstellen en opvolgen van subsidiedossiers.
• Je hebt kennis van welzijns- en veiligheidsregelgeving.
• Je beschikt over een geldig EHBO-certificaat bij een erkende instelling.

Werkethiek:

• Je verenigt je met onze missie om de verbonden wereld opnieuw uit te vinden en identificeert je met onze kernwaarden.
• Omdat we een scaleup zijn, hebben we het nodig om flexibel, creatief en betrokken te zijn. En vooral positief!
• Je kan zelfstandig werken maar betrekt anderen wel wanneer nodig.
• Je bent stressbestendig.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Bij Codifly krijg je de kans om te werken aan een breed scala van snelle en schaalbare webapplicaties en native applicaties. We wijzen projecten toe op basis van een individuele best fit, rekening houdend met je ambities, sterktes en voorkeuren. Terwijl je aan een project werkt, krijg je ondersteuning van een project team met onder andere een project manager en een UI/UX-designer.

Wij bieden jou:

• Persoonlijke groei.
• Verantwoordelijkheid en uitdagende projecten.
• Een marktconform salaris met dertiende maand & dubbel vakantiegeld.
• Cafetariaplan op basis van je eindejaarspremie.
• Een bedrijfswagen met tankkaart/laadpas
• Maaltijdcheques & ecocheques.
• Groepsverzekering, hospitalisatieverzekering & ambulante zorgverzekering.
• Fulltime functie (40 uur per week), flexibele werktijden & mogelijkheid tot parttime thuiswerk.
• Verwijzingsbonus & projectbonus.
• Persoonlijke Macbook Pro met extern toetsenbord en muis.
• Telefoonabonnement.
• Gratis snacks en warme/koude dranken op kantoor.
• Talloze teambuildings & afterworks.
• In totaal 42 betaalde vakantiedagen (20 wettelijke vakantiedagen, 12 ADV-dagen en 10 feestdagen).

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama