Junior Executive Assistant M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Ben jij een geboren organisator die sterk is in administratie, planning en communicatie? Zoek je een uitdagende rol in een internationale omgeving? Lees dan snel verder!

Beschrijving van de functie

Jouw verantwoordelijkheden als Junior Executive Assistant (m/v/x):

• Je werkt nauw samen met de Executive Assistants om een volledig ondersteunend team te ontwikkelen voor de executives, directeuren, . bij projecten, het coördineren van communicatie, het organiseren van evenementen (zoals bedrijfspresentaties, conferenties en bedrijfsbezoeken), het onderhouden van interne agenda's en het helpen bij de voorbereiding en distributie van verschillende bedrijfsdocumenten via meerdere kanalen.
• Je ondersteunt de executives op administratief niveau zoals agendabeheer, het afhandelen van correspondentie en telefoongesprekken, het voorbereiden van presentaties, onkostennota's en reisboekingen.
• Voor bepaalde evenementen ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen bij de organisatie van verschillende vergaderingen in Europa, inclusief reis- en hotelarrangementen, het opstellen van vergaderagenda's en de coördinatie met de lokale contactpersoon.
• Je krijgt de kans om de verschillende teams te ondersteunen bij specifieke projecten.
• Je zult bijdragen aan de verdere standaardisatie en optimalisatie van processen.
• Je zult ook helpen bij het leveren en afronden van bepaalde jaarlijkse en halfjaarlijkse rapporten, zoals het jaarverslag en halfjaarverslag.
• Je kunt ook worden gevraagd om deel te nemen aan vergaderingen, notulen te nemen en actiepunten op te volgen.

Robert Half BV and Robert Half Project Sourcing BV process the data from applicants that is required to carry out the application process. You can find more information on data protection, in particular on your rights, at https://www.roberthalf.com/be/en/privacy.

Jouw profiel

Wat breng je mee?

• Organisatorische vaardigheden: je behoudt overzicht, ook bij complexe taken.
• Detailgerichtheid: je zorgt dat niets over het hoofd wordt gezien.
• Initiatief: je denkt proactief mee over verbeteringen.
• Flexibiliteit: je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en projecten.
• Multitasking: je houdt deadlines zonder in te leveren op kwaliteit.
• Je werkt zelfstandig én als een echte teamplayer.

Jouw profiel:

• Je kan terugvallen op een eerste gelijkaardige ervaring.
• Een bacheloropleiding (bijvoorbeeld in Bedrijfskunde, Communicatie of Talen) is een plus, maar geen vereiste.
• Uitstekende kennis van Engels, zowel schriftelijk als mondeling; kennis van Frans en Nederlands is een plus.
• Je bent comfortabel met financiële documenten en cijfers.
• Sterke kennis van Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, enz.).
• Je bent sociaal ingesteld, leert graag bij en draagt bij aan een constructieve werkomgeving.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama