Office Assistant M/V/X

Beschrijving van de functie

Wie zijn wij?

Bij ons advocatenkantoor staat de menselijke relatie met onze klanten centraal. We hanteren een oplossingsgerichte aanpak en behouden systematisch een overkoepelende en pragmatische visie die rekening houdt met de dagelijkse realiteit van onze klanten.

Wij streven ernaar om uitstekende en vlotte juridische diensten aan onze klanten te leveren, terwijl we een gezonde werk-privébalans behouden. De inzet en de dynamiek van ons hele team dragen bij aan de aangename werkomgeving op kantoor.

Als Office Assistant ondersteun je de Office Manager bij haar dagelijkse taken en help je bij verschillende operationele activiteiten binnen het kantoor. Daarnaast verzorg je de receptiewerkzaamheden, waarbij je zorgt voor een vlotte communicatie en een gastvrije omgeving voor zowel collega's als klanten.

Heb je oog voor detail en werk je graag in een dynamische omgeving? Dan is deze functie perfect voor jou!

Jouw verantwoordelijkheden:

• Ondersteuning bij het organiseren van kantoor evenementen en uitvoeren van marketinggerelateerde taken
• Administratieve ondersteuning in HR (beantwoorden van sollicitaties, onboarding en offboarding)
• Administratieve ondersteuning in het inkoopproces (offertes aanvragen, bestellingen voorbereiden, enz.)
• Afstemmen en opvolgen van facturatie in samenwerking met de externe boekhoudafdeling.
• Receptiewerk

Jouw profiel

De Office Assistant die wij zoeken, kan zich identificeren met meerdere van de volgende eigenschappen:

• Je houdt van plannen en organiseren: multitasken en prioriteren stellen is geen probleem voor jou.
• Je bent vriendelijk, communicatief en hebt een zorgzaam karakter.
• Een grondige kennis van het Nederlands en Frans is vereist, en een goede kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je bent van nature discreet en betrouwbaar, en je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent flexibel in het aanpassen aan veranderende omstandigheden en bent bereid je taken dienovereenkomstig te laten evolueren.
• Je bent proactief en neemt graag initiatief.
• Ervaring of brede interesse in marketing is een pluspunt.
• Je hebt een goede kennis van MS Office.

• Functiegerelateerde competenties:

• Receptie & hospitality: afspraken inplannen en bezoekers ontvangen
• Beheren van e-mailberichten en afhandelen van correspondentie
• Zorgen voor interne communicatie
• Archiveren en ordenen van documenten
• Plaatsen van bestellingen
• Beheren van correspondentie, tabellen, etc., volgens instructies
• Beantwoorden van telefoontjes, berichten aannemen en doorverbinden
• Coördinatie van online communicatie en sociallmediacontent in samenwerking met een externe partner
• Uitvoeren van acties ter ondersteuning van het onboarding/offboarding proces
• Beantwoorden van sollicitatiebrieven

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Wat kun je verwachten voor je inzet als Office Assistant?

• Je kunt rekenen op een vaste, voltijdse functie in een succesvol advocatenkantoor in Brussel.
• Je komt terecht in een organisatie die persoonlijke groei en waardering hoog in het vaandel draagt.
• Daarnaast wordt een goede werksfeer hier zeer gewaardeerd.
• Een gevarieerde rol waarin je actief kunt bijdragen aan het welzijn
• Naast een aantrekkelijk salaris kun je ook rekenen op een uitgebreid pakket aan extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques en groepsverzekering.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama