HR-medewerker bij Arktos vzw M/V/X

Beschrijving van de functie

De HR-medewerker draagt bij aan efficiënt beheer en uitvoering van de verdere professionalisering van HR-processen en -procedures én de administratieve werking van de vzw. Deze medewerker ondersteunt medewerkers en leidinggevenden bij administratieve en procesmatige HR-taken en fungeert als spil in de opvolging van vzw-verplichtingen en statutaire processen, met een bijdrage aan de zakelijke werking van de organisatie in brede zin.

Verantwoordelijkheden

· Beheren en uitvoeren van de HR-processen en procedures (ongeveer 80% van de arbeidstijd):

o Plaatsen en opvolgen van vacatures

o Voorbereiding en opmaak van arbeidsovereenkomsten

o Onthaal en wegwijs maken van nieuwe medewerkers ikv personeelsadministratie

o Beheer van de accounts van medewerkers in het tijdsregistratiesysteem 'Werktijd.be' en (voorbereiding van) loonadministratie (Acerta CONNECT)

o Administratief opvolgen van afwezigheden (korte en langdurige afwezigheden, tijdskrediet en thematische verloven, progressieve tewerkstelling, klein verlet, .)

o Verlofrechten berekenen en verloftellers up-to-date houden

o Bijlagen bij de arbeidsovereenkomsten opmaken en opvolgen

o Administratie bij uitdiensttreding

o Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers

· Verzekeren van correcte naleving en opvolging van vzw-verplichtingen en ondersteunen van statutaire processen (ongeveer 20% van de arbeidstijd):

o Opvolgen vzw-regelgeving en vertalen naar interne processen (signaleren, adviseren en implementatie mee opvolgen)

o Voorbereiden, administratief opvolgen en indienen van statutenwijzigingen en publicaties (oa Belgisch Staatsblad)

o Administratieve en logistieke ondersteuning van statutaire organen en directie-overleg (oa. agenda-opmaak en verslaggeving, reserveren van catering en locatie, .)

· Zorgen voor correcte en tijdige verwerking van gegevens.

· Signaleren van afwijkingen en knelpunten in processen; mee nadenken over verbeteringen.

· Ondersteunen van collega's en leidinggevenden.

· Verzorgen van rapportages en overzichten voor interne en externe stakeholders.

· Actief bijdragen aan de samenwerking tussen centrale diensten en regionale teams.

Samenwerking en rapportering

· Je bent lid van het HR-team.

· Je werkt nauw samen met de HR-verantwoordelijke, de andere HR-medewerker en de administratief medewerkers in de verschillende regio's.

· Je rapporteert aan de HR-verantwoordelijke.

Jouw profiel

· Je hebt minstens 2 jaar ervaring in (voorbereiding van) payroll en/of personeelsadministratie.

· Je hebt grondige kennis van sociale wetgeving, bij voorkeur binnen de socioculturele sector of je bent bereid je hier snel verder in te verdiepen.

· Je hebt basiskennis van vzw-administratie en statutaire werking, of je bent bereid je hier snel in in te werken.

· Je werkt nauwkeurig, discreet, planmatig, oplossings- en resultaatgericht en hebt oog voor detail. Je weet hoe je correct moet omgaan met vertrouwelijke informatie.

· Je beschikt over sterke communicatieve en administratieve vaardigheden.

· Je bent flexibel in het opnemen van uiteenlopende taken en kan vlot schakelen tussen HR-, vzw-gerelateerde en andere administratieve taken.

· Je kan je vinden in onze missie (kern, tools en dna).

· Je beweegt je vlot in een brede en complexe organisatie.

Vooropgestelde competenties:

o Analytisch en oog voor procesmatige details

o Zelfstandig en verantwoordelijk

o Discreet en vertrouwelijk

o Planmatig en gestructureerd

o Nauwkeurig bij gegevensinvoer en rapportages

o Probleemoplossend en proactief

o Goede communicatieve vaardigheden, teamgericht

o Basiskennis van administratieve systemen. Efficiënt gebruik van Microsoft 365.

o Kennis van Acerta-tools en Werktijd.be is een pluspunt.

o Sociaal-juridische kennis binnen de socio-culturele sector (PC 329.01) is een pluspunt.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

. een gevarieerde job in een dynamische en uitdagende werkomgeving;

. een contract van onbepaalde duur voor een voltijdse tewerkstelling (80% is bespreekbaar);

. een rijke leeromgeving met veel kans tot eigen initiatief en verantwoordelijkheid;

. ruime professionele en persoonlijke ontwikkelingskansen;

. een enthousiast en professioneel team;

. min 2d/week op kantoor te Leuven, max. 3d/week telewerk of op een andere Arktos-locatie;

· verloning Paritair Comité 329.01, barema A1

Bijkomend:

o 13de maand in september, vakantiegeld in mei

o 12 ADV-dagen/jaar

o Recuperatie van gepresteerde meeruren

o Jaarlijkse eco- en cadeaucheques in december

o 1 extra verlofdag per 2 jaar anciënniteit tot maximaal 7 dagen (tot 50 jaar)

o 3 extralegale verlofdagen (11/07, 2/11 en 26/12)

o 12 AV-dagen vanaf 50 jaar en 12 AV-dagen vanaf 55 jaar

o Recuperatie van gepresteerde meeruren

o Jaarlijkse eco- en cadeaucheques in december

. standplaats: Leuven

. startdatum: vanaf 15 maart 2026, uiterlijk 1 mei 2026

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama