Medewerker Fleet & directiesecretariaat M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Groep IDEWE is al meer dan 50 jaar dé referentie in preventie en welzijn. Zo'n 1000 medewerkers in 11 regionale kantoren geven het beste van zichzelf om gezonde en veilige werkomgevingen op te zetten. Zo gaan ruim 750.000 werknemers bij 35.000 werkgevers met een gerust gemoed aan de slag. Dat is goed voor bedrijven en hun werknemers, én voor de samenleving in zijn geheel.
Bij Groep IDEWE gaat het vooruit.
Voor ons, omdat we voortdurend vernieuwen.
En voor jou, omdat je hier je ambities waarmaakt.

Beschrijving van de functie

Wij zijn op zoek naar een administratieve medewerker die wordt ingezet binnen zowel de fleet-afdeling als het directiesecretariaat. In deze veelzijdige functie zorg je samen met collega's voor een vlotte en nauwkeurige administratieve ondersteuning van onze organisatie.
Binnen de fleet-afdeling ondersteun je, samen met een collega, de fleetcoördinator bij het dagelijks beheer van een wagenpark van ongeveer 800 personenwagens en een aantal medische onderzoekswagens. Je bent een aanspreekpunt voor medewerkers en staat in voor een correcte administratieve opvolging.
Daarnaast neem je binnen het directiesecretariaat een centrale rol op in de administratieve ondersteuning van onze werking en het directieteam. Je werkt volgens vaste processen en draagt bij aan een gestructureerde en efficiënte administratie.
Jouw takenpakket omvat onder meer:

• Behandelen van vragen van medewerkers en klanten via telefoon en e-mail
• Verwerken van in- en uitgaande post
• Beheren en actualiseren van digitale dossiers en databanken
• Administratieve opvolging van bestuurdersgegevens, facturatie en offertes
• Logistieke administratie rond tankkaarten, laadkabels en laadkaarten
• Ondersteuning bij de opvolging van gezondheidsdossiers en dataverwerking
• Opmaken van activiteiten- en jaarverslagen
• Administratieve ondersteuning van het directieteam
• Mee instaan voor de organisatie van vergaderingen en studiedagen

Jouw profiel

Wat verwachten we van jou?

• Je haalt voldoening uit nauwkeurig, gestructureerd en correct administratief werk
• Je kan vlot prioriteiten stellen en schakelt flexibel tussen verschillende taken
• Je werkt discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Je bent klantvriendelijk, communicatief en werkt graag samen met collega's en interne afdelingen
• Je neemt initiatief en stemt vlot af om continuïteit te verzekeren
• Je hebt een goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint); ervaring met fleettools (zoals XPO Fleet) is een plus
• Je hebt een goede kennis van het Frans, zowel mondeling als schriftelijk
• Je herkent je in onze kerncompetenties: loyaliteit, samenwerken, gedrevenheid en kennis delen
• Je volgde bij voorkeur een opleiding in een administratieve richting

Dit ben jij ook -
Je kan je vinden in onze bedrijfswaarden - loyaliteit, gedrevenheid, kennis delen en gebruiken, en verbindend werken.
Daarnaast onderscheid je je door je sterke communicatieve impact en je vermogen om oplossingsgericht samen te werken  Je bezit een goede dosis aanpassingsvermogen en neemt verantwoordelijkheid in verschillende situaties. 

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama