MANAGEMENT ASSISTENT(E) M/V/X

Beschrijving van de functie

WE MEDIA

WE MEDIA is de nationale federatie van Belgische uitgevers van periodieke pers en telt meer dan120 uitgevers.

JOB DESCRIPTION

Als Management Assistent combineer je nauwkeurigheid, discretie en proactiviteit met organisatietalent, en zorgt ervoor dat de dagelijkse werking vlot en professioneel verloopt.

Dankzij jouw scherp oog voor detail en jouw verantwoordelijkheidszin kunnen de Secretaris Generaal en de Data Officer blind op jou rekenen om documenten, facturen, communicatie en afspraken correct en tijdig te verzorgen.

JOUW KERNVERANTWOORDELIJKHEDEN:

• Algemene administratieve en organisatorische ondersteuning (30%):
• Contacten op een correct en professioneel manier onthalen
• Onderhouden en updaten van de database
• Bewaking van deadlines en voorbereiding van administratieve correspondentie
• Voorbereiding van vergaderingen (fysisch of digitaal) en ondersteuning door het opstellen van notulen en rapporten alsook vlekkeloze opvolging.
• Agendabeheer behoort tot de mogelijkheden alsook het organiseren van interne en externe meetings.
• Verzorgde Powerpoint presentaties maken

· Financiële en operationele ondersteuning (30%):

• Offertes, facturen en rappels opstellen en opvolgen.
• Het jaarlijkse budget opvolgen, samen met de Secretaris Generaal
• Een efficiënte administratie bijhouden
• Professionele contracten opstellen

· Communicatie en marketing ondersteuning: (20%)

• De interne en externe communicatie ondersteunen.
• De statistieken van de website en de nieuwsbrieven in het oog houden en rapporteren.
• Promomateriaal bestellen en opvolgen.

JOUW PROFIEL:

• Je beschikt over een bachelor in Office Management, Bedrijfsbeheer of een gelijkwaardige richting.
• Je hebt ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of Personal Assistant.
• Je geniet van een gevarieerde rol waarin administratie, facturatie, communicatie en markering samenkomen.
• Kennis van het medialandschap is een troef.
• Je voelt je thuis in een context waar flexibiliteit en initiatief gewaardeerd worden.
• Je bent vlot met MS Office en weet digitale tools efficiënt in te zetten om structuur en overzicht te bewaren.
• Je bent Nederlandstalig en hebt een goede kennis van het Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Enige kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je bent nauwkeurig, georganiseerd, en betrouwbaar. Je bent discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie. Je werkt gestructureerd, je bent zelfstandig en denkt proactief mee, met een scherp oog voor detail.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en neemt graag verantwoordelijkheid. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en behoudt het overzicht.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

WAT WIJ JOU BIEDEN:

- Een contract (80%) van onbepaalde duur, waarvan 3 dagen op kantoor (Haeren)

- Competitief loonpakket (maaltijdcheques van €8 - forfaitaire vergoeding homeworking - groeps- en hospitalisatieverzekering)

- Jouw vrije dag + de dag waarop je van thuis uit werkt worden samen met de Secretaris Generaal besproken.

- Indiensttreding: begin mei 2026.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama