Office Assistant M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

We zijn een advocatenkantoor gevestigd Brussel, bestaande uit twintigtal advocaten, gespecialiseerd in privaat en publiek ondernemingsrecht. Wij staan bedrijven, openbare instellingen en economische actoren bij in het beheer van hun complexe zaken, zowel op het vlak van advies als van geschillenbeslechting.

Onze werkomgeving is veeleisend, maar ook collaboratief en menselijk, waar professionaliteit, nauwkeurigheid en teamwork hand in hand gaan.

We zijn op zoek naar een gemotiveerde en georganiseerde Office Assistant (m/v/x) om ons team te versterken.

Beschrijving van de functie

Uw Rol

Als administratief medewerker bent u een essentiële schakel in de organisatie en de goede werking van het kantoor. U biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan het team van advocaten en staat in direct contact met cliënten, rechtbanken en autoriteiten.

Uw Verantwoordelijkheden 

Ontvangst & communicatie

• Zorgen voor de telefonische en fysieke ontvangst van klanten en correspondenten.
• Beheren van inkomende en uitgaande telefoontjes, brieven en e-mails.

Administratieve ondersteuning

• Typen, opmaken en corrigeren van juridische documenten, brieven en presentaties.
• Beheren van agenda's, organiseren van vergaderingen, hoorzittingen en verplaatsingen.
• Opvolgen van proceduretermijnen en beheren van bijbehorende planningen.
• Organiseren van evenementen (intern en extern) door offertes aan te vragen en reserveringen te maken.

Dossierbeheer

• Aanmaken, bijhouden en archiveren van fysieke dossiers.
• Administratieve opvolging van procedures voor rechtbanken en overheidsinstanties.
• Regelmatig bijwerken van databanken en archieven.

Facturering & intern beheer

• Beheer van kantoorbenodigdheden en vaste leveranciers.
• Voorbereiding en opvolging van de facturering in samenwerking met het team.
• Samenwerking met de boekhoudafdeling voor het beheer van de facturering.

Jouw profiel

• Opleiding in secretariaatswerk of gelijkwaardige ervaring (alle opleidingen komen in aanmerking, sollicitaties zonder diploma hoger onderwijs zijn ook welkom).
• Eerdere ervaring als office assistant is een pluspunt, a fortiori als deze is opgedaan bij een advocatenkantoor of notariskantoor.
• U beheerst het Frans of Nederlands uitstekend en hebt een goede kennis van de andere landstaal en het Engels.
• U beheerst Office 365 en de gangbare software (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) uitstekend.
• U bent zeer georganiseerd, nauwgezet en hebt gevoel voor prioriteiten.
• U bent proactief, oplossingsgericht en kunt anticiperen op de behoeften van het team.
• U bent een teamspeler en beschikt over uitstekende relationele en communicatieve vaardigheden.
• U hebt oog voor detail en goed werk en houdt u aan het beroepsgeheim.
• U kunt werken in een veeleisende omgeving en meerdere taken tegelijkertijd uitvoeren.

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

• Een contract voor onbepaalde tijd en voltijds (een 4/5-tijdschema mogelijk).
• Een stimulerende en professionele werkomgeving bij een gerenommeerd kantoor in Brussel.
• Een dynamisch en zorgzaam team.
• Een aantrekkelijk salarispakket, in overeenstemming met uw ervaring en vaardigheden.
• De mogelijkheid om, in overleg met het management, door te groeien naar de functie van Office Manager.

 

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama