Administratieve krak in het vak M/V/X

Beschrijving van de functie

• samen met je collega's beheer je de jobsite van de KU Leuven. Je zorgt ervoor dat de geposte vacatures tiptop in orde zijn en corrigeert waar nodig spelling, opmaak, enz.
• je verzorgt de publicatie van vacatures op externe rekruteringssites en zet ook daar de puntjes op de i. Bovendien geef je advies aan leidinggevenden bij de keuze van rekruteringskanalen, waarbij je ook duidelijkheid biedt over de kostprijs. 
• je plant selectiegesprekken met selectiecommissies en kandidaten in. Je zorgt dat iedereen op de hoogte is van de planning, de locatie, enz. 
• nodigen we kandidaten bij ons uit? Dan kan de selectieadviseur jou ook vragen om te zorgen voor een warm onthaal en om kandidaten op weg te helpen bij het afleggen van testen, enz. 
• je bent het eerste aanspreekpunt voor lijnmanagers en kandidaten: je volgt binnenkomende telefoontjes op en beheert onze algemene mailboxen. Je streeft er altijd naar om iedereen zo vlot mogelijk verder te helpen.
• Je bent back-up voor de andere administratieve "krak" en neemt o.m. haar taken om selecties in te plannen over wanneer zij afwezig is. 

Jouw profiel

• Alle gekheid op een stokje: je hoeft geen koffielover te zijn (al zijn de meesten bij ons dat wel), wel zijn we op zoek naar een hele toffe collega waarop we kunnen bouwen. Wij zouden niet half zo goed werken zonder jou.
• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of hebt relevante ervaring voor de job. Heb je al wat zicht op rekrutering en selectie (of HR), dan is dat een fijne plus.
• Je bent sterk in plannen en organiseren en zorgt voor een fijne beleving voor kandidaten en hiring managers. Je bent dan ook mee het "uithangbord" van ons team en van KU Leuven. 
• Je houdt ervan om meerdere taken te behartigen en kan je werk goed zelf organiseren. Jouw zin voor verantwoordelijkheid, initiatief en proactiviteit kenmerken jou.
• Uiteraard kan je kan vlot werken met o.m. Excel, Word en Outlook. Heb je al eens gewerkt met SAP? Tof! En anders leggen we jou dat graag uit. Je kan overigens terugvallen op tal van draaiboeken waarin je de antwoorden op veel vragen kan terugvinden.
• Communiceren in het Nederlands en Engels kan je vlot, zowel schriftelijk als mondeling (af en toe eens spieken in Copilot doen we allemaal).
• Cijfers schrikken jou niet af (hier komt ook je Excel-kennis van pas) en je gaat hier nauwkeurig mee om. 

• Je gaat vertrouwelijk om met alle gegevens waar je toegang toe hebt.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Jouw nieuwe job is er een uit de duizend. Je komt terecht in een leuk team, waarin er niet alleen hard gewerkt wordt maar we elkaar ook helpen. Waar er zeker ook ruimte is voor een babbeltje en er ook eens goed gelachen kan worden. Die babbeltjes, die vinden meestal plaats rond onze goed gevulde snoeptafel. Je werkt in de autoluwe omgeving in het hartje van Leuven, in de gezellige Parijsstraat. In de zomer vang je er zowaar een vleug van 'la dolce vita' op wanneer je samen met collega's een lekkere koffie (of thee of koffiekoek) gaat halen bij de koffiebar in de straat.  

En dan even naar de essentie: we beogen een deeltijdse arbeidsovereenkomst (80%) van bepaalde duur (1 jaar, mogelijk verlengbaar). Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een uitgebreider opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4. We nemen al je opgebouwde anciënniteit in rekening. Na je inwerkperiode kan je ook regelmatig thuis werken. Hiernaast bieden wij een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, een aangename vakantieregeling, terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, ecocheques en nog veel meer. Details omtrent het salarispakket kan je terugvinden via de jobsite.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama