Office & Operations Coördinator (Vlaanderen | Brussel) M/V/X

Beschrijving van de functie

Als Office & Operations Coördinator ben jij het administratieve anker van Syntrum. Jij zorgt ervoor dat overlegmomenten goed georganiseerd zijn, afspraken opgevolgd worden en de praktische kantoorwerking vanzelf lijkt te lopen.

Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en neemt ownership. Dankzij jou kan het team zich maximaal focussen op inhoud en impact.

HOE ZIET JE WERKDAG ER UIT?

Overleg, planning en interne communicatie

• Je beheert agenda’s, plant vergaderingen en zorgt dat alles praktisch in orde is (uitnodigingen, ruimtes, voorbereiding).
• Je ondersteunt interne communicatie en houdt mee de vinger aan de pols: wie moet wat weten, tegen wanneer?
• Je brengt structuur in documenten en gedeelde bestanden (Teams/SharePoint), zodat iedereen snel vindt wat nodig is.

Verslaggeving, actiepunten en opvolging

• Je maakt duidelijke verslagen en actiepuntenlijsten, en helpt deadlines bewaken.
• Je ondersteunt bij statusoverzichten, planningen en rapporteringen.
• Je werkt mee aan sjablonen en werkafspraken zodat we efficiënt en consistent samenwerken.

Interne organisatie en procesbewaking

• Je biedt brede administratieve en organisatorische ondersteuning.
• Je merkt knelpunten op, stelt verbeteringen voor en helpt onze interne werking stap voor stap sterker maken.
• Je zorgt voor continuïteit: heldere afspraken, overzicht en betrouwbare opvolging.

Kantoorlogistiek, leveranciers en contracten

• Je coördineert de praktische kantoorwerking.
• Je volgt leveranciers, contracten en facilitaire afspraken op.
• De opvolging en de uitvoering van; budgetopvolging, bestellingen en administratieve verwerking (o.a. registraties en betalingen).
• Je bewaakt de correcte stromen in de subsidiedossiers.
• Het borgen en documenteren van alle processen, beslissingen binnen de werking

Je staat er uiteraard niet alleen voor. Je werkt nauw samen met: het Syntrum-kernteam en de verschillende rollen binnen de netwerkwerking alsook met de administratieve contactpunten binnen de regionale entiteiten. Je rapporteert aan de Algemeen Directeur.

Jouw profiel

We zoeken vooral iemand die graag ontzorgt en energie krijgt van overzicht. Herken je jezelf hierin?

• Je houdt van structuur en werkt nauwkeurig, zonder in details te verdrinken.
• Je bent proactief: je ziet werk, denkt mee en neemt ownership.
• Je gaat discreet om met informatie en werkt graag in een vertrouwelijke context.
• Je communiceert helder en vriendelijk, ook als je moet schakelen met verschillende stakeholders.
• Je volgt acties planmatig op en rondt dossiers graag goed af.
• Je bent digitaal sterk: Microsoft 365, Teams/SharePoint en Excel.
• Ervaring met leveranciersbeheer, facility en contractopvolging is mooi meegenomen.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Bij Syntrum kom je terecht in een organisatie met een duidelijke missie én een warme, collegiale sfeer. Naast een afwisselende job met impact en veel autonomie kan je onder meer rekenen op:

• een marktconform salaris
• maaltijdcheques
• gsm-abonnement
• hospitalisatieverzekering
• groepsverzekering
• mogelijkheid tot telewerken (1 dag per week)
• abonnement voor openbaar vervoer
• een degelijke inwerking en ruimte om mee te bouwen aan een sterke interne werking
• Je werkt 2 dagen per week vanuit Brussel en minstens 2 dagen per week op een SYNTRA-campus.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama