Administratief coördinator - orthodontiepraktijk - deeltijds 24u (di-wo-do) - Overijse M/V/X

Beschrijving van de functie

Onze orthodontiepraktijk werkt in een sterk gedigitaliseerde omgeving (digitale patiëntendossiers, digitale agenda, gestructureerde communicatie, monitoring/opvolging op afstand).

We zoeken een betrouwbare, rustige en servicegerichte persoon die graag met digitale tools werkt én tegelijk houdt van menselijk contact.

• deeltijds 24u/week

• vaste dagen (di-wo-do) + vaste uren

• 2 talen vereist

• sterk digitaal

U bent het eerste en laatste aanspreekpunt van de praktijk. Een sterk onthaal en een hoge kwaliteit van dienstverlening zijn essentieel.

administratief medewerker/ onthaalmedewerker/ medisch secretariaat/ praktijkcoördinator.

Jouw profiel

Tweetalig NL/ F.

Beschikbaar di/wo/do.

Werkervaring vereist: minimum 2 jaar ervaring in onthaal/administratie/coördinatie.

Pluspunt: ervaring in een medische of (tand)artspraktijk.

Pluspunt: Graduaat of bachelor is een plus, maar geen vereiste.

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Uw taken

• Onthaal & communicatie: balie, telefoon, e-mails, vragen van patiënten/ouders beantwoorden met geduld en empathie.
• Agenda & coördinatie: afspraken inplannen, agenda optimaliseren, herinneringen, dringende gevallen, wachtlijst, afstemming met het team.
• 100% digitale administratie: dossiers, documenten, e-mails, procedures, naleving & vertrouwelijkheid.
• Orthodontische opvolging op afstand: beheer van monitoring (foto's/scans, feedback aan patiënten, opvolging van aanvragen).
• Honoraria innen & opvolging: betalingen innen, opvolging, herinneringen volgens het proces van de praktijk.
• Interne organisatie & kwaliteit: interne procedures opstellen/actualiseren (checklists, scripts, processen, enz.).
• Bestellingen & logistiek: bestellingen beheren, contact met leveranciers en labo, opvolging leveringen/stock.

Deze functie is centraal; daarom zijn we graag heel duidelijk over de verwachtingen.

Dit past bij u als u:

• houdt van menselijk contact en rustig, geduldig en empathisch blijft, ook bij spanning.
• Frans als t weede taal operationeel beheerst mondeling én schriftelijk
• nauwkeurig en betrouwbaar werkt.
• goed kan prioriteren en efficiënt blijft in een omgeving met veel onderbrekingen.
• uitstekend schriftelijk communiceert (duidelijke, gestructureerde, foutloze e-mails).
• diplomatisch en assertief bent: u kan met tact en respect grenzen/afspraken bewaken.
• graag werkt in een 100% digitale omgeving en snel nieuwe tools aanleert.
• strikt vertrouwelijkheid respecteert (GDPR / gezondheidsgegevens).
• graag met procedures werkt en helpt om ze eenvoudig en efficiënt te maken.

Wat wij aanbieden

• Een stabiel kader: vaste uren, duidelijke organisatie, sterk gedigitaliseerde praktijk (minder stress, minder improvisatie).
• Een respectvol team en een rustige samenwerking: we gaan vooruit als team.
• Eenvoudige en nuttige procedures + opleiding in de tools zodat u met vertrouwen kan starten.
• Een echte mate van autonomie: we geven vertrouwen, met een kader dat ondersteunt.
• Een job met betekenis: u begeleidt patiënten op lange termijn en verbetert concreet hun ervaring.
• Verloning volgens PC 330.04 + voordelen (maaltijdcheques, verplaatsingen, enz.).

Onze manier van samenwerken (managementstijl)

• Duidelijke verwachtingen, regelmatige feedback, respect en efficiëntie.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama