Management Assistant M/V/X

Beschrijving van de functie

Het bedrijf is de Europese divisie van een Amerikaans bedrijf. Het is de grootste leverancier van producten in de chemische industrie. Het Europese hoofdkantoor is gevestigd in Brussel.

• Office management: ontvangst van bezoekers, onkostennota's, postverwerking, beheer van kantoorbenodigdheden, beheer van vergaderzalen, organisatie van vergaderingen en beurzen, facturen, enz.
• Ondersteuning Sales & Customer Service:
• Algemene ondersteuning van de klantendienst tijdens piekperiodes
• Overnemen van taken van customer service representatives zodat zij zich kunnen focussen op het beheer van de meeste vaste en terugkerende bestellingen
• Ondersteunen van het sales team bij diverse taken, zoals:
• Maandelijks klanten contacteren om hun behoeften te bespreken in het kader van de rolling forecast
• Proactief schriftelijk opvolgen van kleinere offertes (tijdens de piekperiode van maart tot juli)
• Marketingondersteuning tijdens beurzen
• Organiseren van verkoopreizen en beurzen voor Area Managers (logistiek en afspraken, hotels, vluchten, autoverhuur)
• Opvolgen met Area Managers om ervoor te zorgen dat actiepunten binnen de afgesproken deadlines worden uitgevoerd
• Telefonisch uitvoeren van marktonderzoeken, analyseren van de antwoorden en rapporteren van conclusies en/of aanbevelingen
• Communiceren met het sales team over gevalideerde prospects en hun behoeften
• Ondersteunen van het sales team bij incassogesprekken

Jouw profiel

• Je hebt 2 à 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
• Je kan vlot communiceren in Frans, Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van een bijkomende Europese taal is een pluspunt.
• Je hebt een zeer goede kennis van Outlook, Word en Excel.
• Je bent klantgericht.
• Je beschikt over administratieve, dossierbeheers- en secretariaatsvaardigheden.
• Je kan werken in een snelle en veeleisende omgeving en bent sterk in multitasking.
• Je beschikt over sterke interpersoonlijke vaardigheden.
• Je kan prioriteiten stellen en hebt oog voor detail.
• Je bent oplossingsgericht.
• Je bent georganiseerd en nauwkeurig.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Een aangename werksfeer
• Een internationale werkomgeving
• Een voltijds contract van onbepaalde duur
• Een aantrekkelijk salaris in functie van profiel en ervaring
• Jaarlijks winstdeelnameprogramma
• Jaarlijks salarisverhogingsprogramma op basis van objectieve evaluatiecriteria

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama