Office Manager M/V/X

Beschrijving van de functie

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de administratieve kernprocessen binnen U2U, met een sterke focus op facturatie, offertes en personeelsbeheer. Je zorgt daarnaast voor een vlotte ondersteuning van het team en de dagelijkse werking van de organisatie. De functie vereist zowel precisie als discretie, en een grote mate van zelfstandigheid.

Facturatie en offertes

• Voorbereiden en opvolgen van klantfacturen
• Opstellen en opvolgen van offertes in overleg met het team
• Correcte verwerking van inkomende betalingen en aanmaningen
• Samenwerking met boekhouder en accountant waar nodig

Personeelsadministratie

• Beheer van arbeidsovereenkomsten en personeelsdossiers
• Verwerking van afwezigheden, verlof en andere HR-gerelateerde administratie
• Contact met sociaal secretariaat en ondersteuning bij loonadministratie

Algemene administratie en ondersteuning

• Beheer van e-mailverkeer en inkomende telefoons
• Agendabeheer en opvolging van planning
• Opmaak en beheer van documenten (contracten, rapporten, interne nota's)
• Praktische ondersteuning van het trainersteam

Organisatie van trainingen

• Registratie van deelnemers en opvolging van inschrijvingen
• Logistieke voorbereiding van trainingen (materiaal, catering, lokalen)
• Contactpersoon voor klanten vóór, tijdens en na trainingen

Jouw profiel

• Zeer nauwkeurig en ordelijk: je krijgt energie van het bewaren van overzicht en het correct afronden van details.

• Sterk verantwoordelijkheidsgevoel: je houdt zelf de vinger aan de pols en ziet wat er moet gebeuren.

• Discreet en professioneel: je gaat zorgvuldig om met informatie en communiceert helder, zowel intern als extern.

• Zelfstandig en proactief: je werkt graag zelfstandig, maar weet wanneer je moet afstemmen.

• Flexibel in takenpakket: van praktische hulp tot kritische administratieve opvolging - je doet het met evenveel zorg.

• Goede talenkennis vereist: Je bent vlot tweetalig in Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast heb je een goede kennis van het Engels.

• Ervaring in een gelijkaardige ondersteunende rol is aanbevolen.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Een uitdagende functie met veel verantwoordelijkheid binnen een dynamisch en klein team.

Een competitief salarispakket met extralegale voordelen zoals een bedrijfswagen, laptop, groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijdvergoeding, ecocheques, en de mogelijkheid om internationale conferenties bij te wonen.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama