Administratief medewerker vakgroepsecretariaat KIMA M/V/X

Beschrijving van de functie

Als administratief medewerker kom je terecht in het team van het vakgroepsecretariaat van de vakgroep KIMA (kinesitherapie, menselijke fysiologie en anatomie). In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de vakgroepcoördinator en de vakgroepvoorzitter en werk je nauw samen met de collega's van het secretariaat, de professoren, assistenten, onderzoekers en VUB administratie. Je staat in voor de uitvoering van de administratieve taken ter ondersteuning van de vakgroep op de campus Jette. Je treedt op als lokaal aanspreekpunt voor zowel studenten als personeel en bewaakt de vlotte werking van de vakgroep.

Een greep uit je takenpakket:

• Informatieverstrekking: Verstrekken van informatie met betrekking tot onderwijs (lesroosters, deadlines, examens, .), onthaal van nieuwe medewerkers, .
• Onderwijs- en onderzoeksadministratie: reservatie lokalen & catering, ondersteuning voor de organisatie van de examens.
• Financiële administratie van onderwijs, onderzoek en dienstbetoon, vb. het indienen van onkosten bij de financiële dienst, betalen van facturen of bestellen van materialen voor onderwijs.
• Personeelsadministratie: Administratief afhandelen en opvolgen van aanstellingen van nieuwe medewerkers en verlengen van contracten van bestaande medewerkers.
• Ondersteuning bij de organisatie van evenementen zoals symposia, ceremonies, doctoraatsverdedigingen.
• Je bent verantwoordelijk, samen met je collega's, voor de uitvoering van een breed administratief takenpakket: telefoon- en mailpermanentie, postbeheer, administratieve omkadering onderzoeksprojecten, input data in database, .

Voor deze functie zal de Brussels health Campus, te Jette, je thuisbasis worden.

Jouw profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt een secundair diploma of gelijkwaardig door ervaring;
• Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden;
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek;
• Je hebt een goede kennis van het Engels;
• Je kan goed overweg met software en met de courante toepassingen in MS Office (Outlook, Word, Powerpoint, One Note, Excel, .);
• Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid;
• Je staat erom bekend om nauwkeurig en resultaatgericht te zijn; je neemt concrete en gerichte acties om je doelstellingen te behalen;
• Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en administratieve processen;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit, faculteit en vakgroep en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening;
• Van de kandidaat wordt verwacht de onderwijsvisie van de universiteit te onderschrijven (integrale tekst te raadplegen op de website van de universiteit).

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van bepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 4 afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken.
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;?
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in?allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;?
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• Kinderdagverblijf op de campus van de VUB.
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

Stel je dan kandidaat tot en met 08/03/2026 via jobs.vub.be

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren op 13-15 maart, en je kan deze thuis afleggen.

Stap 3: Een jobinterview die online doorgaat in de week van 16/03 (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Linde Van Hecke via linde.van.hecke@vub.be?

Vragen over de selectieprocedure?

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar?jobs.vub.be? en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega's.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

Personeelsformatie: werking

Contract: bepaalde duur van 01/05/2026 tem 14/10/2026

Hoofdeenheid: Faculteit Lichamelijke Opvoeding en Kinesitherapie

Omvang: 1 FTE

Functie: administratief medewerker

Gradengroep: 3-4-5

Wijze van begeven: werving

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama