Management Assistant - EN - Leuven M/V/X

Beschrijving van de functie

Ben jij een ervaren Management Assistant of Executive Assistant die graag opereert in een dynamische, internationale omgeving? Voor onze klant, één van de wereldleiders in nanotechnologisch onderzoek in Leuven, zoeken wij een gedreven professional om tijdelijk het COO Office te ondersteunen. Deze rol is een unieke kans om centraal betrokken te zijn bij strategische operaties en samen te werken met internationale teams.

Wat ga je doen?

Als Management Assistant ben jij de rechterhand van de COO en zorg je voor een vlekkeloze organisatie en coördinatie van operationele processen.

• Beheer en onderhoud van de agenda van de COO, met focus op prioriteiten en efficiëntie

• Organiseren en faciliteren van interne en externe meetings, Board meetings en evenementen

• Coördinatie van Expertise Center meetings en organisatorische sessies

• Regelen van volledige reisplannen voor de COO en stakeholders, inclusief vluchten, hotels, transport en visumprocedures

• Ondersteunen van financiële processen zoals betalingsverwerking, purchase orders en expense reports

• Assistentie aan de Chief of Staff en andere directieleden bij operationele taken

• Ad-hoc ondersteuning, van coördinatie van lunchbestellingen tot overige operationele vragen

Je rol is cruciaal om een soepele werking van het COO Office te garanderen en ervoor te zorgen dat projecten op tijd en efficiënt verlopen.

Jouw profiel

Ben jij de professional die we zoeken?

Jij bent iemand die energie krijgt van een uitdagende, veelzijdige functie in een internationale setting.

• Aantoonbare ervaring als Management Assistant of Executive Assistant

• Sterke organisatorische vaardigheden en uitstekende time-management skills

• Uitstekende communicatieve vaardigheden en stakeholder management

• Zelfstandig, proactief en in staat meerdere prioriteiten tegelijk te managen

• Nauwkeurig en discreet met gevoelige informatie

• Vloeiend in Engels, goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel), SharePoint, OneDrive en Teams

• Flexibel en adaptief, met de drive om projecten van diverse aard te ondersteunen

Jouw enthousiasme en organisatorische talent maken het verschil binnen een internationaal, innovatief team.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Wat mag je van onze klant verwachten?

Onze klant biedt jou een unieke kans in een wereldberoemd onderzoekscentrum met een stimulerende en inclusieve cultuur.

• Fulltime, tijdelijk contract van mei 2026 tot januari 2027

• Flexibele werkomgeving met hybride mogelijkheden afhankelijk van aanwezigheid van de COO

• Internationale, multiculturele en informele werksfeer

• Professionele begeleiding en ontwikkelingskansen

• Marktconform salaris met aantrekkelijke extralegale voordelen

• Samenwerking met een team dat baanbrekende technologie ontwikkelt en impact maakt op de samenleving van morgen

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama