Personal Assistant M/V/X

Beschrijving van de functie

Omschrijving

Het VIB-KU Leuven Centrum voor Neurowetenschappen is één van de onderzoekscentra van het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) gevestigd op campus Gasthuisberg aan KU Leuven. Vandaag zijn er binnen het onderzoekscentrum 18 onderzoeksgroepen.
Om het bestaande administratief team te versterken, zijn we op zoek naar een gedreven en enthousiaste personal assistant voor een voltijdse tewerkstelling.

Functie

De succesvolle kandidaat zal zorgen voor administratieve ondersteuning binnen één onderzoeksgroep, waarbij je een sleutelpositie inneemt binnen de dagelijkse werking van het labo. Je verleent volledige ondersteuning aan het hoofd van het onderzoeksgroep, en fungeert als contactpersoon voor alle praktische vragen van de leden van het onderzoeksgroep.
Daarvoor neem je een brede waaier van administratieve taken op je, waaronder:

• Je beheert de agenda, boekt afspraken en verzorgt de gerelateerde communicatie. Je beantwoordt ook correspondentie allerhande.
• Je volgt de onderzoeksbudgetten op in nauwe samenwerking met het financieel team en met het hoofd van de onderzoeksgroep.
• Je zorgt voor een correcte orderverwerking voor het labo, alsook verwerking van onkostennota's en visatransacties.
• Je zorgt voor een perfecte organisatie van de business trips.
• Je organiseert het programma voor bezoekers. Je verzorgt het onthaal van bezoekers en nieuwe medewerkers.
• Je ondersteunt bij alle praktische en organisatorische stappen bij events en bij de doctoraatsverdediging van de PhD studenten.
• Je voert een brede waaier van algemene secretariaatstaken uit: o.a. reserveren vergaderzalen, nationale en internationale verzendingen en briefwisseling, rapportering, klassement.

Profiel

• Minimumvereiste is een professionele bachelorsdiploma met een sterke administratieve en/of financiële focus.
• Belangrijker dan het type van je diploma is een aantal jaren ervaring in een gelijkaardige functie binnen een dynamische internationale werkomgeving. Ervaring in zowel agendabeheer als het organiseren van business trips is een must.
• Je bent vlot Nederlands- en Engelstalig, zowel in spreken als in schrijven.
• Je bent sterk in organiseren, beheren en structureren van informatie.
• Je wordt gewaardeerd voor je nauwkeurigheid, proactiviteit, flexibiliteit en klantgerichtheid.
• Je bent een multitasker, problem solver en pakt de zaken professioneel aan, werkt graag zelfstandig & efficiënt en houdt ook van een open, collegiale samenwerking in teamverband.
• Je bent stressbestendig, diplomatisch en discreet, en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt inzicht in cijfers, werkt gestructureerd en hebt een uitgebreide kennis van het hele Office-pakket..

Wij bieden

• Een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur met marktconform salaris met diverse bijkomende voordelen.
• Een boeiende job met een gevarieerd takenpakket in een dynamisch en enthousiast team.

Hoe solliciteren?

VIB's research teams have an international character (40 different nationalities in our Center), therefore we ask you to apply in English and include a detailed CV and a motivation letter to your application (https://jobs.vib.be/apply/132343).

Solliciteren voor deze positie kan tot 17 maart 2026. De positie is onmiddellijk beschikbaar. Van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de positie worden ingevuld.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama