Eventorganisator corporate evenementen M/V/X

Beschrijving van de functie

• Sta je in voor de organisatie van corporate evenementen en draag je verantwoordelijkheid voor het totale evenement of voor een aantal deelaspecten hiervan.
• Doe je voorstellen voor de inhoudelijke invulling van corporate evenementen.
• Ben je je bewust van de academische context en hou je hiermee steeds rekening.
• Organiseer je de nodige vergaderingen met alle partners en voer je de beslissingen hiervan uit.
• Coördineer je de samenwerking tussen alle betrokkenen.
• Draag je zorg voor de administratieve voorbereiding en opvolging (vergunningen, opvragen prijsoffertes, afspraken met leveranciers, contracten sponsors, ...).
• Volg je de logistieke organisatie van de evenementen op (zaalreservatie, catering, audiovisuele middelen, jobstudenten, transport, uittekenen grondplannen, ...).
• Stuur je vrijwillige projectmedewerkers en/of jobstudenten aan. 
• Ondersteun je bij het toepassen van protocol op corporate evenementen.
• Verzorg je in overleg met de dienst Marketing en Communicatie de communicatie van de evenementen, zowel gedrukt als digitaal en beheer je de webpagina's.
• Ben je verantwoordelijk voor de jouw toegewezen projectbudgetten.
• Ben je tijdens het evenement verantwoordelijk voor de uitvoering. 
• Organiseer en coördineer je debriefings en evaluaties.
• Werk je nauw samen met de (externe) partners van een aantal evenementen en neem je in dit kader deel aan overlegmomenten en werkgroepen.

Jouw profiel

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma en je kan bij voorkeur minstens vijf jaar relevante werkervaring aantonen.
• Je bent een geboren organisator die overzicht behoudt in complexe situaties en verantwoordelijkheid neemt.
• Je blijft kalm onder druk en respecteert deadlines en procedures met zorg.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en je denkt oplossingsgericht.
• Je bent flexibel en bereid om wanneer nodig 's avonds en in het weekend te werken.
• Je hebt sterke sociale vaardigheden, bent proactief ingesteld, diplomatisch en je kan mensen motiveren en ideeën beargumenteren.
• Je kan werken in teamverband maar kan ook zelfstandig opereren.
• Je bent klantgericht, sociaal vaardig en discreet. Afhankelijk van je doelgroep weet je steeds de juiste toon te vinden in je communicatie, mondeling én schriftelijk. 
• Je drukt je vlot uit in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Frans of een andere taal is een pluspunt.
• Je hebt een sterke affiniteit met KU Leuven. Kennis van de universitaire wereld en ervaring binnen KU Leuven is een pluspunt.
• Je beheerst de courante softwareprogramma's en je bent bereid om je nieuwe softwareprogramma's eigen te maken.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B. 

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Je komt terecht in een warm, competent en gedreven team, waarin er niet alleen hard gewerkt wordt, maar we elkaar ook vooruithelpen. Je werkplek bevindt zich in de Universiteitshal, een monumentaal gebouw in hartje Leuven. 

Wij beogen een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen. 

Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunstig tarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, kortingen in uiteenlopende winkels, ...

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama