Assistant administratif #Stage First H/F/X

Beschrijving van het bedrijf

Une commune située à Ixelles recherche un/e agent administratif (h/f/x) pour un stage first payé de 6 mois à temps plein.

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Beschrijving van de functie

Réception, enregistrement et analyse des courriels de contestation relatifs aux amendes administratives. 16%

• Accuser réception et trier les courriels entrants relatifs aux contestations d'amendes administratives
• Encodage des contestations dans les outils de gestion internes
• Vérification de la complétude des informations transmises par les usagers

Classement et archivage électronique des documents reçus. Prise de connaissance des constats d'infraction et des pièces composant le dossier administratif. 16%

• Lecture et compréhension du constat d'infraction
• Analyse des pièces constitutives du dossier administratif (procès-verbaux, photos, rapports, documents annexes)
• Vérification de la cohérence entre les faits constatés et les documents joints

Identification des éléments manquants ou à clarifier. Évaluation de l'état d'avancement des dossiers et identification des éléments nécessaires à leur traitement complet et conforme. 16%

• Analyse du degré de complétude du dossier
• Repérage des pièces ou informations nécessaires au traitement conforme du dossier
• Suivi de l'avancement du dossier dans les délais impartis

Signalement des dossiers incomplets ou problématiques. Consultation et collaboration avec les services partenaires afin de recueillir les informations utiles à l'instruction des dossiers. 16%

• Prise de contact avec les services internes ou partenaires externes concernés (police, services communaux, autres administrations)
• Demande d'informations complémentaires ou de documents utiles à l'instruction du dossier
• Suivi des réponses reçues et relances si nécessaire

Intégration des informations obtenues dans le dossier administratif. Analyse et synthèse des informations collectées en vue d'évaluer la recevabilité des contestations et de déterminer la réponse appropriée. 16%

• Regroupement et synthèse des éléments factuels et administratifs du dossier
• Analyse de la recevabilité et du bien-fondé de la contestation
• Proposition d'orientation ou de décision, sous supervision

Préparation d'une réponse adaptée en fonction de la situation analysée. Rédaction de courriers internes et externes à l'administration, incluant la motivation des décisions tant en fait qu'en droit. 16%

• Rédaction de projets de courriers à destination des usagers et des services internes
• Formulation claire et structurée des décisions prises
• Motivation des décisions sur la base des faits et des règles juridiques applicables
• Relecture, correction et mise en forme des documents avant validation

Horaire: 

Du lundi au vendredi de 08h30 à 16h30 - Pause à 12h30

Jouw profiel

- Profil assistant administratif - niveau CESS
- Bonnes capacités rédactionnelles et aisance dans l'expression orale et écrite
- Rigueur, sens de l'organisation et aptitude à gérer les priorités et le suivi des dossiers.
- Affinité avec le numérique et maîtrise de base des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie   électronique)
- Motivation, envie d'apprendre et implication dans les missions confiées
- Dynamisme et bon esprit d'équipe
- Patience et maîtrise de soi
- Atout : capacité à s'exprimer dans plusieurs langues

Profiel komt in aanmerking voor de vacature

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Diploma

• Hoger middelbaar
• Lager middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

• Contrat de stage first rémunéré de 6 mois
• Remboursement des frais de transport
• Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
• Le stage First est rémunéré
• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC
   

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