Assistant to the CEO M/V/X

Beschrijving van de functie

Het Paleis voor Schone Kunsten in Brussel (Bozar) is een dynamisch kunstcentrum in het hart van Europa. Het is een levendige organisatie in het centrum van een kosmopolitische stad, die in haar art-decogebouw kunstenaars uit België en de hele wereld verwelkomt. We brengen beeldende kunst, muziek, film, performances, literatuur en debatten samen en verwelkomen jaarlijks ongeveer 750.000 bezoekers. Om onze dagelijkse werking te ondersteunen zijn we op zoek naar een Assistant to the CEO.

Als Assistant to the CEO speel je een sleutelrol in de ondersteuning van de CEO en het Uitvoerend Comité. Je bent een vertrouwenspersoon, organisatorische spil en coördinator, en je zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlekkeloos verloopt. Je combineert beleidsmatig inzicht, discretie en organisatorische slagkracht. Je takenpakket ziet er als volgt uit:

Agendabeheer en planning

• Je coördineert en beheert een complexe agenda en plant afspraken en vergaderingen in met interne en externe stakeholders.
• Je fungeert als verbindende schakel tussen de CEO, het management en externe stakeholders. Je faciliteert afstemming, bereidt overleg voor en bewaakt coherentie in communicatie en opvolging. 
• Je organiseert nationale en internationale reizen voor de CEO en voor leden van zijn departement.

• Je bereidt documenten, uitnodigingen en presentaties voor.
• Je verzamelt relevante documenten, dossiers en informatie voor vergaderingen van de CEO.
• Je zorgt voor de administratieve opvolging van bestelbonnen en onkostennota's.

• Je beheert en actualiseert de protocoldatabank en waakt over formele richtlijnen bij het versturen van documenten en uitnodigingen.
• Je analyseert de databank op volledigheid, consistentie en relevantie en formuleert verbeteracties.
• Je waakt over de naleving van protocollaire regels en formele hiërarchieën bij externe communicatie, uitnodigingen en officiële correspondentie.
• Je ondersteunt de CEO bij het bepalen van prioritaire stakeholders en zorgt voor een gestructureerde opvolging van contacten en engagementen.
• Je staat in voor het onthaal op bepaalde officiële evenementen

Jouw profiel

• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma, of je bent gelijkwaardig door ervaring
• Je werkt uiterst nauwkeurig en gestructureerd
• Je bent proactief, discreet en stressbestendig
• Je communiceert helder en professioneel
• Je werkt zelfstandig en behoudt het overzicht in een complexe omgeving
• Je hebt een uitstekende kennis van MS Office. Kennis van andere tools (Odoo, ticketsysteem) strekt tot aanbeveling
• Je hebt een uitstekende beheersing van het Frans en het Nederlands, en een zeer goede kennis van het Engels
• Je hebt een uitgesproken interesse in de culturele sector

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Een uitdagende en veelzijdige functie in een dynamische organisatie, waar je een sleutelpositie vervult met directe impact op strategisch niveau in een professionele werkomgeving waar initiatief wordt gewaardeerd.
• Een voltijds contract van onbepaalde duur
• Maaltijdcheques
• Een groepsverzekering
• Een hospitalisatieverzekering na 6 maanden
• Het woon-werkverkeer met openbaar vervoer 100% vergoed
• Binnen de interne loonstructuur van het Paleis voor Schone Kunsten draagt deze functie de titel Administrative Officer, en bevindt zich in Klasse 5 (op 8)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama