Assistant to the CEO H/F/X

Beschrijving van het bedrijf

Le Palais des Beaux-Arts de Bruxelles (Bozar) est une maison d'art dynamique au cour de l'Europe. C'est un organisme vivant au cour d'une ville cosmopolite, qui accueille dans son bâtiment art déco des artistes de Belgique et du monde entier. Nous faisons vivre côte à côte arts visuels, musique, cinéma, performances, littérature et débats d'idées et accueillons environ 750.00 visiteurs par an. Afin de soutenir notre fonctionnement quotidien, nous recherchons un·e Assistant to the CEO.

Beschrijving van de functie

En tant qu'Assistant to the CEO, vous jouez un rôle clé dans le soutien au CEO et au Comité Exécutif.  Vous êtes une personne de confiance, disposez d'un talent d'organisation et de coordination, capable à veiller au parfait déroulement des processus en coulisses. Vous combinez compréhension des enjeux stratégiques, discrétion et efficacité organisationnelle. Vos missions sont les suivantes :

Gestion d'agenda et planification

• Vous coordonnez et gérez un agenda complexe et planifiez des rendez-vous et réunions avec des parties prenantes internes et externes.
• Vous faites le lien entre le CEO, le management et les parties prenantes externes. Vous facilitez la coordination, préparez les réunions et veillez à la cohérence de la communication et du suivi.
• Vous organisez les déplacements nationaux et internationaux du CEO ainsi que des membres de son département.

Support administratif

• Vous préparez des documents, invitations et présentations.
• Vous rassemblez les documents, dossiers et informations pertinents pour les réunions du CEO.
• Vous assurez le suivi administratif des bons de commande et des notes de frais.

Gestion et optimisation de la base de données protocolaire

• Vous gérez et actualisez la base de données protocolaire et veillez au respect des consignes formelles lors de l'envoi de documents et d'invitations.
• Vous analysez la base de données quant à son exhaustivité, sa cohérence et sa pertinence, et formulez des propositions d'actions d'amélioration.
• Vous veillez au respect des règles protocolaires et des hiérarchies formelles dans la communication externe, les invitations et la correspondance officielle.
• Vous soutenez le CEO dans l'identification des parties prenantes prioritaires et assurez un suivi structuré des contacts et engagements.
• Vous êtes responsable de l'accueil lors de certains événements officiels

Jouw profiel

• Vous disposez d'un diplôme de bachelier ou de master, ou équivalent par expérience.
• Vous travaillez avec une grande précision et de manière structurée.
• Vous êtes une personne proactive, discrète et résistante au stress.
• Vous communiquez de manière claire et professionnelle.
• Vous travaillez de façon autonome et gardez une vue d'ensemble dans un environnement complexe.
• Vous avez une excellente maîtrise de MS Office. La connaissance d'autres outils (Odoo, système de billetterie) constitue un atout.
• Vous avez une excellente maîtrise du français et du néerlandais, ainsi qu'une très bonne connaissance de l'anglais.
• Vous avez un intérêt marqué pour le secteur culturel.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

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