Directiesecretaris M/V/X

Beschrijving van de functie

Je functie

Je verleent administratieve, organisatorische en secretariële ondersteuning aan de directie en het directieteam, zodat deze hun beleids- en leidinggevende taken doeltreffend kunnen uitvoeren.
In deze functie fungeer je als spilfiguur tussen directie, centrale administratie, medewerkers en externe partners. Daarnaast neemt je de coaching en aansturing van de lokale secretariaten op.

Je taken

• Beheren van de agenda van de algemeen directeur en het plannen van vergaderingen, afspraken en overlegmomenten.
• Opstellen, redigeren en nalezen van brieven, verslagen, notulen en rapporten.
• Voorbereiden, opvolgen en archiveren van dossiers, contracten en beleidsdocumenten.
• Beheren van binnenkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post) via de centrale mailbox, mailbox directeur.
• In kaart brengen en bewaken deadlines (versturen agenda's vergaderingen, verantwoordingsstukken subsidies en projecten)
• Informatie plaatsen op de website en intranet (sharepointsite), vacatures publiceren, kandidaturen ontvangen en bundelen
• Opvolgen attentiebeleid naar medewerkers
• Coördineren en ondersteunen van interne communicatie vanuit de directie naar medewerkers.
• Organiseren en ondersteunen van vergaderingen van directie, raad van bestuur en overlegstructuren (agenda, bijlagen verzamelen, verslaggeving, klaarzetten zaal, catering).
• Organiseren van interne en externe evenementen (vormingen, CGG-dagen, recepties.).
• Opvolgen van deadlines, afspraken en actiepunten binnen het directiesecretariaat.
• Bijdragen aan kwaliteitszorg door correcte administratieve processen te bewaken.
• Coördinatie grote herstellingen samen met de lokale secretariaten.
• Ondersteunen bij budgetopvolging, aankopen en facturatie in overleg met de financiële dienst.
• Opvolgen van contracten en leveranciersadministratie (verzekeringscontracten, sim-kaarten GSM's, blue-bike, Cambio.)
• Opvolgen keuringen van liften, elektriciteit, gas in de vestigingen
• Kwalitatieve opvolging van de administratieve processen van de lokale secretariaten, voorstellen formuleren voor optimalisatie administratieve processen en opvolgen van de implementatie ervan (na goedkeuring)
• Coördinatie opleiding nieuwe secretaressen (lokale secretariaten)
• Samenroepen, voorbereiden en voorzitten van de interne werkgroep secretariaten
• Samen met HR coachen functioneren lokale secretariaten

Jouw profiel

• Je volgde een opleiding secretariaat, medisch secretariaat, office management op bachelor niveau of bent gelijkwaardig door ervaring
• Je kan goed werken met de gebruikelijke kantoorsoftware (MS Office, SharePoint, Teams)
• Je hebt zin voor organisatie en kan omgaan met complexiteit en stress
• Je hebt inzicht in administratieve en organisatorische processen
• Je voelt je comfortabel bij zelfstandig werken

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Een contract van onbepaalde duur dat bij voorkeur ingaat vanaf half april 2026. Een interne opleiding wordt voorzien op de werkvloer.
• Je loon is conform de vastgelegde barema's - IFIC categorie 14 (PC331) met overname van max. 10 jaar relevante werkervaring.
• Je werkt tijdens kantooruren (geen avonden of weekenddagen, tenzij een uitzonderlijk evenement)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama