Administratief medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Je functie bevat drie luiken: logistieke en administratieve organisatie van opleidingen, interne werking en financiële back-up.

Je staat in voor de logistieke en administratieve organisatie van alle VGM-gerelateerde opleidingen waaronder:

• planning leslokalen, afspraken lesgevers, zorgen voor benodigde materialen
• selecteren en versturen uitnodigingen cursisten en opvolgen van de reacties
• logistieke ondersteuning: onthaal, deelnemerslijsten, catering, ...
• registratie in SAP: aanwezigheden, certificaten en attesten, ... 
• bezorgen van attesten en certificaten aan de deelnemers

Naast de organisatie van de opleidingen - wat een belangrijk deel van de beschikbare tijd inneemt - sta je ook in voor de ondersteuning van onze interne werking:

• Je ondersteunt de goede praktische interne werking binnen de dienst waaronder het opnemen van het agendabeheer van de eigen medewerkers en de lokale comitéwerking. Je hebt speciale aandacht voor de agenda van het diensthoofd, de planning en opvolging van de permanentie en de maandelijkse wettelijk verplichte rapporteringen.

Daarnaast ondersteun je binnen het team Organisatie, Informatiebeheer en Administratie VGM de dagelijkse secretariaatswerking. Je werkt nauw samen met je collega's en je zorgt mee voor de front-office en back-up regeling van het secretariaat:

• Je bent mee het aanspreekpunt (telefonisch, per mail) voor het hele team, de collega's uit alle diensten verspreid over KU Leuven en de leveranciers.
• Je staat samen met je collega in voor de opvolging van de mailbox en het documentenbeheer.
• Je biedt praktische en logistieke ondersteuning bij activiteiten die door de dienst georganiseerd worden zoals overleg, vergaderingen, evenementen, leveringen, zendingen, ...
• Je verzorgt mee de uitleendienst. 

Je bent back-up voor de opvolging en de verwerking van financiële verrichtingen (bestellingen, het betalen van facturen, ...). Je zal hiervoor de nodige opleiding krijgen.

Je werkt in teamverband en je rapporteert aan het hoofd van de dienst en aan de coördinator van het team Organisatie, Informatiebeheer en Administratie VGM.

Jouw profiel

• Je behaalde een diploma secundair onderwijs of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt bij voorkeur 5 jaar relevante werkervaring in een administratieve of financiële functie.
• Je bent steeds professioneel en klantgericht ingesteld.
• Je houdt ervan om zelfstandig te werken, maar je bent ook een teamplayer.
• Je bent leergierig en analytisch sterk.
• Je werkt nauwkeurig, efficiënt en resultaatgericht.
• Je werkt proactief en procesgericht met zin voor initiatief en durft problemen aan te kaarten.
• Je ben stressbestendig en kan werken met deadlines.
• Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels (zowel mondeling als schriftelijk).
• Kennis van het domein Veiligheid - Gezondheid - Milieu is een meerwaarde.
• Je hebt een goede kennis van courante MS Office-toepassingen. Ervaring met Microsoft Sharepoint is een groot pluspunt.
• Ervaring met SAP is een pluspunt.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Samen met een multidisciplinair team bouw je mee aan een aangename, veilige en gezonde werkomgeving voor de leden van de Associatie KU Leuven.

Je kan rekenen op een gevarieerde, uitdagende job in een collegiale werksfeer en een boeiende samenwerking met verschillende diensten en medewerkers. 

We bieden een contract voor onbepaalde duur en beogen een tewerkstellingspercentage van 80%. 

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.

Daarnaast biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatie- en groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis openbaar vervoer, een fietsvergoeding, een bedrijfsfiets, .

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama