Medewerker onthaal M/V/X

Beschrijving van de functie

Je speelt een cruciale rol in het onthaal en de administratieve ondersteuning. Je zorgt voor een vlotte dienstverlening aan studenten, personeel en bezoekers. Je taken zijn onder meer:

• Bezoekers hartelijk ontvangen en hen voorzien van correcte informatie. 
• Inkomende post verwerken en verdelen.
• Voorraadbeheer.
• Pakjes in ontvangst nemen en de bestemmelingen per e-mail informeren. 
• Het telefonisch onthaal beheren en oproepen correct doorverbinden. 
• Materiaal en sleutels uitlenen en toezien op een tijdige teruggave. 
• Vergader- en klaslokalen boeken.
• Meldingen maken van defecten en technische problemen en opvolging.
• De technische dienst contacteren bij noodgevallen. 
• De mailbox van het onthaal beheren. 
• Briefjes en pakjes verzenden via interne post of vervoer aanvragen bij de transportdienst. 
• De slagboom van de parking openen voor bezoekers. 
• Ondersteunen van evenementen.
• Verantwoordelijk voor de aanstelling van jobstudenten en hen aansturen voor hun ondersteunende opdracht op de campus.

Jouw profiel

Je beschikt over volgende competenties, kennis en ervaring:

• Je bent bij voorkeur in het bezit van een bachelordiploma.
• Je werkt op een nauwkeurige en proactieve manier en ben in staat je werk met voldoende autonomie te regelen.
• Je bent vertrouwd met de gangbare informaticatoepassingen voor administratieve doeleinden zoals bijvoorbeeld outlook. Kennis van SAP, lokalenreserveringssystemen en digitale studententools zoals Toledo zijn absolute pluspunten.
• Je hebt ervaring met een efficiënte samenwerking met diverse academische stakeholders (professoren, assistenten, medewerkers van de studentenadministratie e.d.).
• Je hebt aantoonbare affiniteit met en kennis van een onderwijs- en onderzoekscontext.
• Je hebt respect voor academische planningen en deadlines. Je gaat bewust om met periodes zoals examenweken, inschrijvingsmomenten of de start van het academiejaar.
• Je hebt oog voor wat een situatie van je vraagt en je kan correct dispatchen en escaleren indien nodig.
• Je gaat vlot om met studenten. Je kan hen correct en toegankelijk informeren over procedures, lokalen, lesroosters of administratieve stappen.
• Je beschikt over goede interculturele communicatievaardigheden. Je gaat correct en geduldig om met onze internationale studenten en medewerkers. Bij voorkeur heb je al ervaring in een internationale setting.
• Je bent stressbestendig en je kan flexibel inspelen op onvoorziene situaties zoals last minute lokalenwissels of technische problemen. Je hebt ook al de nodige ervaring hiermee.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wij beogen een voltijdse, tijdelijke overeenkomst van april tot en met augustus 2026. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama