Management assistent afdeling Woonzorg M/V/X

Beschrijving van de functie

Voor de afdeling Woonzorg van het Departement Zorg zijn we op zoek naar een sterke management assistent die een sleutelrol opneemt binnen het ondersteuningsteam van het afdelingshoofd. De afdeling telt circa 60 medewerkers, erkent en subsidieert meer dan 2000 voorzieningen en beheert een budget van meer dan 4 miljard euro. In deze dynamische context zorg jij mee voor een vlotte, professionele en efficiënte werking.

Als management assistent ben je in de eerste plaats de rechterhand van het afdelingshoofd. Je beheert autonoom de agenda en ondersteunt bij het mailbeheer. Alle afspraken verlopen via jou en je stemt hierover structureel en ad hoc af met het afdelingshoofd. Je bereidt vergaderingen en afspraken inhoudelijk en praktisch voor en zorgt dat de juiste informatie tijdig wordt aangeleverd. Daarnaast sta je in voor verslaggeving en de opvolging van gemaakte afspraken binnen de afdelingsstaf, afdelingsvergaderingen en andere overlegmomenten.

Je bent het eerste aanspreekpunt van de afdeling en communiceert, waar nodig, in naam van het afdelingshoofd. Je coördineert administratieve en logistieke vragen, stelt interne communicatie op en bewaakt een correcte informatiedoorstroming. Ook op vlak van HR-ondersteuning speel je een belangrijke rol: je ondersteunt bij aanwervingen, verzorgt de praktische organisatie van selectiegesprekken en staat in voor de onboarding van nieuwe medewerkers. Binnen de afdeling ben je het aanspreekpunt voor personeelsaangelegenheden en rapporteer je hierover aan de teamverantwoordelijken en het afdelingshoofd.

Verder ondersteun je bij rapporteringen, beheer je het afdelingsbudget en fungeer je als logistieke schakel tussen de teams en interne partners. Je denkt proactief mee over verbeteringen en optimalisaties in de werking van de staf en de afdeling.

Discretie, autonomie, flexibiliteit en een sterk organisatievermogen typeren jouw aanpak. Dankzij jouw diplomatieke en klantgerichte houding weten collega's je vlot te vinden en kunnen ze op je rekenen.

Lees meer over de job en het selectieproces in het selectiereglement als bijlage bij 'meer informatie'. Download dit document en hou het bij.

Jouw profiel

1. Je hebt een bachelordiploma.
2. Je beschikt over minstens 3 jaar beroepservaring in het ondersteunen en helpen coördineren van een management of directie.

Beschik je niet over het vereiste diploma voor deze vacature?
Dan kan je deelnemen op basis van minstens 4 jaar relevante beroepservaring én een geldig niveaubewijs, dat je uiterlijk behaalt tegen de laatst mogelijke sollicitatiedatum. Praktische informatie vind je terug in het selectiereglement.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Je krijgt een contract van onbepaalde duur in de graad van deskundige.

• Je krijgt een salaris op basis van de vastgelegde salarisschaal NB111. Op https://www.vlaanderen.be/werken-voor-vlaanderen/wat-heeft-de-vlaamse-overheid-je-te-bieden/salaris kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

• Je ontvangt de volgende voordelen: maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer voor je woon-werkverkeer, een breed aanbod van leasefietsen, hospitalisatieverzekering, een financiële tussenkomst voor kinderopvang tijdens alle schoolvakanties, ...

• Je bouwt als contractueel personeelslid binnen de Vlaamse overheid een aanvullend pensioen op. Deze bijdrage is 5% van je salaris. Daarbij wordt een step rate toegepast van 8% op het salaris boven 36.614 euro (100%, te indexeren).

• Je krijgt 35 dagen vakantie per jaar en bovendien ben je vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.

• Je activiteit bepaalt je werkplek. Zo kan je dus zowel op kantoor, van thuis uit of op een satellietkantoor werken.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? Ontdek het op https://www.vlaanderen.be/werken-voor-vlaanderen

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama