Financieel en administratief medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

• Je bent het eerste aanspreekpunt binnen de faculteit voor alle vragen rond financiële administratie voor de facultaire diensten en de facultaire onderzoekscentra en biedt bijkomend ondersteuning aan de collega-financiële medewerkers die de onderzoekseenheden begeleiden.
• Je werkt nauw samen met collega's van de FEB financiële antenne Leuven en Brussel, de diensthoofden van de facultaire diensten, verschillende centrale financiële diensten (CFD) en, indien nodig, met de collega's binnen de onderzoekeenheden.
• Je ondersteunt het diensthoofd HR & Financiën bij de begrotingsopmaak en de afsluiting van het boekjaar. Je controleert of uitgaven correct en binnen de begroting gebeurden, ziet toe op het juiste gebruik van facultaire rubrieken en voert waar nodig correctieboekingen uit. Daarnaast volg je de facultaire termijnbestellingen op en zorg je voor een correcte afhandeling van middelenreservaties op facultaire kredieten. 
• Je stelt op vraag meer complexe financiële rapporten op en adviseert over optimalisaties in functie van de rapporteringsbehoeften.
• In functie van de vragen die je ontvangt, zorg je voor correcte en oplossingsgerichte antwoorden in lijn met de procedures en richtlijnen van KU Leuven. Je communiceert hierbij helder en klantgericht.
• Je blijft continu op de hoogte van de geldende regelgeving en interne afspraken. Je verstrekt informatie en advies over financiële processen, denkt mee over oplossingen binnen het bestaande kader en stemt indien nodig af met andere diensten.
• Je zet in op actieve kennisdeling en informeert interne klanten, collega's en leidinggevenden proactief. Dit houdt onder meer in dat je nieuwsbrieven en financiële richtlijnen vertaalt naar de concrete noden van de eindgebruikers, samenwerkt met experten binnen specifieke domeinen, best practices in kaart brengt en je expertise deelt, en relevante intranetpagina's opvolgt en actualiseert.
• Je staat in voor het plaatsen van bestellingen (in voorkomend geval via prijsvraag of aanbesteding) en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van leveranciersfacturen.
• Je zorgt voor de aanmaak, verwerking en opvolging van uitgaande facturen voor interne en externe klanten.
• Je verwerkt beroepskosten, zoals kredietkaartafschriften en andere onkostennota's, en staat in voor de terugbetaling van kosten aan externen.
• Je draagt actief bij aan de optimalisatie van de werking van de financiële antenne door processen in kaart te brengen en verbeteringsvoorstellen te formuleren.
• Je investeert in je eigen ontwikkeling via opleiding en teamoverleg, zodat je specialist blijft binnen je vakgebied.
• Op occasionele basis verplaats je je naar andere campussen van KU Leuven (Brussel en Antwerpen).

Jouw profiel

• Je behaalde een bachelordiploma in een financiële of boekhoudkundige richting, of je bent gelijkwaardig door ervaring. Enkele jaren als administratief en/of financieel medewerker op de teller is een plus.
• Je bent leergierig en bereid de nodige opleidingen te volgen.
• Eerder opgebouwde ervaring in het financieel-administratief domein of in SAP is een meerwaarde maar geen must: KU Leuven voorziet een volledig opleidingstraject (Accreditatie financiële antenne).
• Je integreert snel in een nieuwe werkomgeving en hebt een flexibele ingesteldheid.
• Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en kan zelfstandig verschillende opdrachten tegelijk opvolgen met respect voor deadlines. Je bent proactief en vind het fijn om op zoek te gaan naar oplossingen.
• Je kan vlot werken met Microsoft 365 toepassingen (Teams, SharePoint, Office, etc).
• Je bent vlot en diplomatisch in de omgang. Je weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie. Je neemt het perspectief van de eindgebruiker mee bij de uitvoering van jouw opdracht.
• Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en hebt een goede kennis van het Engels.
• Je hebt een analytische geest, je hebt oog voor detail en je houdt ervan om op zoek te gaan naar de meest efficiënte werkwijze.
• Zowel autonoom als in team weet je hoe je doelstellingen kan behalen.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

We beogen een 80% tewerkstelling, een voltijdse tewerkstelling (100%) is bespreekbaar.Het betreft een aanstelling van bepaalde duur van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4. 

Je komt terecht in een warm, competent en gedreven team, waarin er niet alleen hard gewerkt wordt, maar we elkaar ook vooruithelpen. Je werkplek bevindt zich in de Leuvense binnenstad, maar je bent bereid om occasioneel ook naar onze campussen in Brussel of Antwerpen te gaan. 

Hybride werken is mogelijk in deze functie. Daarbij streven we naar een evenwichtige combinatie van on campus werken en telewerken.

Je maakt deel uit van een innovatieve organisatie met internationale uitstraling, waar jouw talenten en vaardigheden alle ruimte krijgen om te groeien. Dankzij een uitgebreid en divers opleidingsaanbod investeren we actief in jouw persoonlijke ontwikkeling.

Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomendeverlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets en fietsvergoeding.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama