Office manager M/V/X

Beschrijving van de functie

Dewallens & Partners is een toonaangevend nichekantoor dat hooggespecialiseerde juridische diensten verleent aan de medische sector. Ons kantoor, gelegen in hartje Leuven, telt 21 advocaten en 6 office medewerkers. Om onze werking verder te versterken, zoeken wij een ervaren en proactieve Office Manager die een centrale rol zal opnemen binnen het kantoor. In deze veelzijdige functie ben je niet alleen de persoonlijke assistent van de managing partner, maar ook verantwoordelijk voor de algemene coördinatie van het kantoor, financiële ondersteuning, HR-ondersteuning en de aansturing van het office team.

Je bent het organisatorische aanspreekpunt van het kantoor en zorgt ervoor dat de dagelijkse werking efficiënt, professioneel en vlot verloopt.

Jouw verantwoordelijkheden

• Fungeren als persoonlijke assistent van de managing partner, inclusief agendabeheer en praktische ondersteuning
• Coördineren van de dagelijkse kantoorwerking en bewaken van een efficiënte interne organisatie
• Bieden van HR-ondersteuning
• Opnemen van algemene administratieve en organisatorische taken
• Verlenen van financiële ondersteuning waaronder budgetprognose, opvolging van facturatie, betalingen, debiteurenbeheer, onkosten en ondersteuning bij rapportering
• Aansturen, begeleiden en motiveren van het office team
• Fungeren als schakel tussen advocaten, het office team en externe partijen
• Mee waken over professionele dienstverlening, discretie en kwaliteit binnen het kantoor
• Signaleren van verbeterpunten en bijdragen aan een goed georganiseerde en aangename werkomgeving

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Jouw profiel

• Je hebt ervaring in een gelijkaardige functie als Office Manager, Management Assistant of Executive Assistant
• Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en weet prioriteiten te stellen
• Je werkt zelfstandig, maar bent ook een echte teamspeler
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en een professionele uitstraling
• Je hebt affiniteit met cijfers en bent vertrouwd met financiële administratie
• Je hebt ervaring in het aansturen van een team of neemt van nature een coördinerende rol op
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
• Ervaring binnen de advocatuur is een sterke meerwaarde
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands; kennis van Frans en/of Engels is een pluspunt

Ons aanbod

• Een gevarieerde en verantwoordelijke functie binnen een professionele werkomgeving
• Een sleutelrol binnen een ambitieus advocatenkantoor
• Nauwe samenwerking met de managing partner en het bredere team
• Ruimte voor initiatief, verantwoordelijkheid en verdere ontwikkeling
• Een competitief salarispakket in overeenstemming met jouw ervaring en expertise

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama