Management Assistant M/V/X

Beschrijving van de functie

Voor één van onze teams binnen "Consultancy Services" zijn wij op zoek naar een "Management Assistant" die administratieve, organisatorische en communicatieve ondersteuning zal bieden bij onze opdrachtgever gevestigd in het Brusselse. Deze management assistant zal helpen processen te stroomlijnen, de structuur te behouden en de professionele werking van de afdeling te waarborgen.

Belangrijkste Verantwoordelijkheden

1. Agenda & Taakbeheer

• Onderhouden en bijwerken van de agenda van de manager
• Plannen van afspraken en terugkerende vergaderingen
• Voorbereiden, opvolgen en verspreiden van vergaderingsdocumenten
• Communiceren van wijzigingen aan alle relevante belanghebbenden

2. Documentvoorbereiding

• Opmaken van professionele documenten (brieven, rapporten, presentaties, notities, ...)
• Notuleren tijdens vergaderingen en opmaken van samenvattingen
• Verzamelen van informatie die nodig is voor rapporten of documentatie
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op documenten en updaten van ondersteuningstemplates/procedures

3. Afhandeling van binnenkomende communicatie

• Beheren van telefoongesprekken, e-mails en post die aan de afdeling zijn geadresseerd
• Beantwoorden of doorverwijzen naar de juiste persoon
• Opvolgen van openstaande vragen en de manager op de hoogte houden

4. Organisatie van evenementen en bijeenkomsten

• Beheren van de logistiek: boeken van vergaderruimtes, trainers, leveranciers, hotels en reizen
• Sturen van uitnodigingen en opvolgen van registraties
• Ondersteunen bij de organisatie van trainingen, informatiesessies, reizen en teambuildingactiviteiten

5. Algemene administratieve ondersteuning

• Beheeren van kantoorbenodigdheden
• Verwelkomen en helpen van nieuwe medewerkers en bezoekers
• Opvolgen van afwezigheden en prestatieregistratie in interne systemen
• Voorbereiden van bestanden en onderhoud, printen en samenstellen van vergadermappen, scannen en archiveren van documenten

6. Archiveren & databasebeheer

• Onderhouden van gestructureerde fysieke en digitale archiefsystemen
• Archiefdocumenten (inclusief Hypertree / Hyperdoc-systemen)
• Beheren van toegangsrechten voor interne en externe belanghebbenden

7. Postverwerking

• Inkomende en uitgaande post sorteren en verwerken
• Voorbereiden van documenten voor goedkeuring en zorgen voor een goede opvolging

Jouw profiel

Vereisten:

Kwalificaties & Vaardigheden

• Bachelor diploma in Office Management of gelijkwaardige ervaring
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en/of Frans, met goede kennis van het Engels
• Sterke verbale en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Ervaring in een vergelijkbare administratieve functie
• Vaardigheid in MS Office (Word, Excel, ...)

Competenties

Je herkent jezelf in het volgende:

• Teamgeest
• Efficiëntie en organisatie
• Klantgerichtheid
• Professionele houding
• Diplomatie en discretie
• Behulpzaamheid en flexibiliteit
• Openheid en initiatief
• Innovatief en oplossingsgericht

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama