Administratief bediende - Operations Support - voor AMP (Bpost group) M/V/X

Beschrijving van de functie

Functie:

Als Administratief medewerker in het Continuous Improvement-team binnen de afdeling Operations op de distributiesite in Mollem, voer je diverse administratieve taken uit en onderhoud je contacten met klanten op de Belgische en Nederlandse markt. Je rapporteert aan de Quality & Reporting Analyst binnen het team.

Je voert diverse administratieve taken uit voor onze Belgische klanten:

• Je helpt bij het opstellen van Purchase Orders (reguliere of eenmalige PO's) in SAP voor transportdiensten in verband met tertiaire routes.
  • Je bent het aanspreekpunt voor de transporteurs en het financiële team voor de facturatie: je beantwoordt vragen over facturen bij de afsluiting, rekening houdend met bepaalde situaties die leiden tot extra kosten of kredietkosten (bijvoorbeeld: vertragingskosten van uitgevers/verlies van pakketten bij vervoerders).
• Je helpt bij het opstellen van het maandelijkse overzicht van de verschillende afwijkingen die in de loop van de maand zijn vastgesteld met betrekking tot de levering van complete pakketten, afwijkingen in klantkredieten en klachten over leveringen aan klanten: Je analyseert alle beschikbare rapporten, met name in Excel en in SAP (SAC). Je controleert de bakken met onverkochte producten in de winkel en lost de afwijkingen op. Je controleert bijvoorbeeld of de referenties op de bakken correct zijn. Je neemt contact op met en werkt samen met verschillende interne afdelingen, zoals de klantendienst en de financiële afdeling, om alle benodigde informatie te verzamelen om eventuele fraude in klachten van klanten op te sporen. Je dient follow-upverzoeken in via het ticketsysteem Jira bij de IT-afdeling.
• Je bereidt diverse interne vergaderingen voor en neemt hieraan actief deel, waarbij de kwaliteit van de verkooppunten wordt besproken op basis van de beschikbare informatie uit verschillende rapporten en tools (bijvoorbeeld: het tracking- en tracing-systeem, rapporten in SAP en Excel, e-mails in Outlook).

U voert diverse administratieve taken uit voor onze Nederlandse klanten:

• Je stelt de dagelijkse ISAE-rapporten op en verantwoordt de tekorten die dagelijks door Aldipress worden doorgegeven.
• Je analyseert en deblokkeert dagelijks de voorraadbewegingen die eventueel in het SAP-systeem zijn geblokkeerd.
• Je zorgt voor de administratieve voorbereiding van de periodieke en jaarlijkse inventarisaties van alle opslaglocaties, met inbegrip van de gewaardeerde en niet-gewaardeerde voorraden, voor onze klanten Aldipress en Betapress.
  • Je bereidt de inventarisaties voor, je controleert ze en voert ze in SAP Je controleert de verschillen in het systeem en in het magazijn, zodat je de afwijkingen in het systeem kan corrigeren.
  • Je stelt één keer per week de uitverkoop van atypische producten, zoals displays, op voor onze klant Aldipress.
• Je beantwoordt diverse vragen van onze klanten Aldipress en Betapress: vragen over afwijkingen bij het scannen van retourbakken, verzoeken voor de terugname van onverkochte artikelen, vragen over voorraadoverdracht (Zfull), verzendingen van 'DRO'-pallets naar uitgevers, .
• Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van terugkerende, gestructureerde rapporten (dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks) en ad-hocrapporten voor het management team van de afdeling Operations en AldiPress.
• Je bent back-up voor de eventuele, fysieke ISAE-controles in het magazijn.

Jouw profiel

Profiel:

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardige administratieve ervaring (in de logistieke sector).
• Je beschikt over een uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en aarzelt niet om contact op te nemen met verschillende interne of externe gesprekspartners, waarbij je actief deelneemt aan de gesprekken.
• Je hebt een uitstekende kennis van ERP- of CRM-systemen. Een goede kennis van SAP is een groot pluspunt.
• Je hebt een grondige kennis van Microsoft Excel. Kennis van macro's is een groot pluspunt.
• Je beschikt over uitstekende analytische vaardigheden en het vermogen om zaken te synthetiseren.
• Je werkt graag zelfstandig en bent proactief.
• Aangezien je ook voor de Nederlandse markt werkt, ben je bereid om op bepaalde Belgische feestdagen te werken die niet samenvallen met de Nederlandse feestdagen.
• Je bent dynamisch en gemotiveerd om te werken in een dynamische, logistieke omgeving!

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Uurrooster en aanbod:

• Wij bieden je een veelzijdige functie met diverse administratieve en analytische taken in het hart van onze logistieke activiteiten, in ons grootste en modernste distributiecentrum in Mollem (regio Asse).
• Wij bieden je een contract voor onbepaalde duur aan.
• Je werkt voltijds 37 uur per week, van maandag tot en met vrijdag, met een dagelijkse prestatie van 7u24min, volgens een van de volgende roosters (inclusief een onbetaalde pauze van 30 minuten).
• Afhankelijk van je persoonlijke voorkeur, kan je je gewenste uurrooster kiezen: ofwel van00 tot 15.54 uur, ofwel van 08.30 tot 16.24 uur, ofwel van 09.00 tot 16.54 uur.
• Jouw inzet wordt beloond met een salarispakket volgens de schaal van PC 200 klasse D, rekening houdend met uw eerdere beroepservaring, evenals extralegale voordelen: maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag, hospitalisatieverzekering, ecocheques, een sectorpremie van PC 200, terugbetaling kosten van het openbaar vervoer of een bijdrage in de kosten voor privévervoer volgens PC 200, eindejaarspremie, 22 verlofdagen, .

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama