Administratief Planner M/V/X

Beschrijving van de functie

Stap aan boord bij een professionele en groeiende organisatie met een sterke aanwezigheid in de Kempen. Als rechterhand van de zaakvoerder ben jij de strategische spil die de werking tussen onze verschillende kantoren in Geel, Herenthout, Mol en Turnhout optimaliseert. Je bent niet alleen verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele gang van zaken, maar je stuurt ook de onderlinge samenwerking en synergie tussen de locaties aan. Je combineert een scherpe administratieve blik met een verbindende rol voor het team en een warm onthaal voor onze klanten. In deze veelzijdige functie krijg je de vrijheid om mee de structuur te bewaken over de verschillende vestigingen heen, terwijl je geniet van een informele werksfeer waar een grapje op zijn tijd zeker kan.

Erkenningsnummer: VG599/BUOSAP

Jouw profiel

• Plannings- en organisatiekracht: Je beschikt over ruime ervaring met complexe planningen en hebt het talent om overkoepelend te denken en processen te stroomlijnen.
• Klantgericht: Je bent communicatief sterk en haalt voldoening uit het adviseren en verder helpen van klanten, zowel telefonisch als aan de balie.
• Administratief punctueel: Documenten controleren, betalingen opvolgen en dossiers volledig maken doe jij met uiterste precisie.
• Maturiteit: Je bent een stabiele factor op kantoor, kunt zelfstandig beslissingen nemen en straalt vertrouwen uit naar zowel klanten als het team van instructeurs.
• Digitale vaardigheid: Je leert snel werken met specifieke planningssoftware en online boekingssystemen.
• Flexibiliteit in locatie en tijd: Je bent bereid om te werken vanuit de kantoren in de regio Kempen (plaats van tewerkstelling is bespreekbaar op basis van jouw woonplaats en de noodzaak). Je werkt in een rooster tussen 10:00u en 18:00u, waarbij de zaterdag een vaste werkdag is.

• Centrale planning: Je beheert en optimaliseert de agenda's van 15 instructeurs over de verschillende kantoren, waarbij je zorgt voor een vlekkeloze aansluiting van lessen.
• Onthaal en advies: Je bent het visitekaartje van de organisatie, geeft heldere uitleg over de opleidingstrajecten en verzorgt de inschrijvingen.
• Dossierbeheer: Je voert nauwkeurige controles uit op wettelijke documenten (zoals theoriecertificaten en leeftijd) en bewaakt de volledigheid van elk dossier.
• Financiële opvolging: Je stelt facturen op, beheert de voorschotten en volgt de betalingsstromen nauwgezet op.
• Kantoororganisatie: Je ondersteunt de zaakvoerder op administratief vlak en zorgt dat alle processen achter de schermen efficiënt verlopen, ook op dagen dat het kantoor gesloten is voor publiek.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama