Executive & Operations Assistant M/V/X

Beschrijving van de functie

In deze rol ben je de onmisbare schakel achter de operationele werking van onze Belgische sites. Je ondersteunt de Plant Director op administratief, organisatorisch en logistiek vlak, zodat strategische prioriteiten centraal kunnen staan. Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor agenda- en meetingbeheer, travel support en de coördinatie van diverse initiatieven binnen de site. Daarnaast draag je bij aan de organisatie van interne events en zorg je mee voor een efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving en coordineer je de klantbezoeken in samenwerking met de sales organisatie.

Je rapporteert rechtstreeks aan de Plant Director, verantwoordelijk voor de Belgische sites. Dit betreft een 60% rol (50% is bespreekbaar).

Een overzicht van je taken:

Dagelijkse ondersteuning plant director

• Je beheert proactief de agenda en coördineert meetings met het leadership team
• Je verwerkt expenses en volgt administratieve zaken nauwkeurig op
• Je plaatst bestellingen en zorgt voor een vlotte opvolging

Ondersteuning bij events

• Je ondersteunt bij de organisatie van interne events samen met HR
• Je coördineert customer visits in samenwerking met het salesteam
• Je houdt de site event agenda up-to-date en zorgt voor duidelijke communicatie
• Je beheert het volledige plant tour proces: van aanvragen tot planning en begeleiding
• Je zorgt voor een vlekkeloze logistieke organisatie van bezoeken

Site- en kantoororganisatie

• Je zorgt ervoor dat kantoorbenodigdheden en gifts steeds op punt staan
• Je bewaakt de stock en opvolging voor beide sites

Travel support

• Je ondersteunt de Plant Director bij travel planning
• Je helpt medewerkers bij (groeps)reisboekingen of wanneer zij zelf niet kunnen boeken
• Je begeleidt visumaanvragen en bijhorende administratie

Mogelijke bijkomende verantwoordelijkheden

• Je neemt ownership over interne communicatie (bv. teambrief)
• Je helpt mee bij de organisatie van interne events zoals Sinterklaas, personeelsfeest en familiedag

Jouw profiel

• Jij neemt spontaan initiatief en ziet werk nog vóór het gevraagd wordt
• Je communiceert helder en past je stijl vlot aan je gesprekspartner aan
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail
• Je bent organisatorisch sterk en houdt moeiteloos overzicht
• Je bent flexibel en schakelt vlot tussen verschillende taken

• Je spreekt vloeiend Nederlands en hebt een goede kennis van het Engels

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Wij bieden je een aantrekkelijk salarispakket met veel extra legale voordelen zoals hospitalisatie-en invaliditeitsplan, overlijdensdekking, cafetariaplan, fietslease, maaltijd- en ecocheques, bruto bonus, diverse opleidingen en doorgroeimogelijkheden,. en als kers op de taart maak je gewoonweg deel uit van de grote energieke Duracell-familie!

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama